Les retards, les absences et les congés pris de façon anarchique sont source de tension et de désorganisation dans les entreprises ou les administrations publiques.
Il est donc essentiel de fixer les règles par écrit et de les rappeler régulièrement. La procédure de congés, de retards et d’absences doit être connue de tous. Elle doit être affichée dans les locaux, mise à disposition sur la base documentaire de l’entreprise et transmise systématiquement aux nouveaux arrivants.
Ci-dessous un exemple de procédure à personnaliser selon l’organisation et les règles de l’entreprise ou de l’administration :
Modèle de procédure de congés, de retards et d’absences à télécharger
Les règles applicables pour les retards, les absences et les demandes de congés de chaque salarié de la société <Raison sociale de l’entreprise ou de l’administration> sont les suivantes :
L’information en cas de retard ou absence :
Quelle que soit la raison du retard ou de l’absence du salarié, la première règle est d’informer le plus rapidement possible la société de son retard prévisible ou de son absence. C’est par ailleurs une règle de politesse minimum. Cette information se fait pour des raisons de rapidité par téléphone mais doit être confirmée dans tous les cas par écrit (mail à votre hiérarchique avec le service du personnel en copie et le formulaire de demande de congé rempli).
Feuilles de congés :
Pour toute demande de congés (congés payés, RTT, absence exceptionnelle, congés sans solde, congés spéciaux, etc.), une demande de congé doit être systématiquement complétée par tous les salariés.
Ce document doit être validé, daté et signé par votre responsable hiérarchique. Vous en garderez une copie. Il est ensuite transmis aux services du personnel.
Absence pour maladie :
En cas d’absence pour Maladie ou d’accident, le salarié doit faire parvenir impérativement un exemplaire de la feuille d’arrêt Maladie de la Sécurité sociale remplie par le médecin dans les 3 jours qui suivent le début de l’arrêt.
Congés spéciaux
Les congés pour naissance d’un enfant font l’objet d’un formalisme particulier et être justifiés par la délivrance d’un acte de naissance.
Il en va de même pour une demande de congés pour le décès d’un membre de la famille pour lesquels vous devez délivrer un certificat de décès.
Rappel des horaires de la société :
Les horaires d’ouverture de la société sont :
- 9 h à 17 h, dont 1 h de pause déjeuner, le lundi, mardi, mercredi et jeudi et vendredi.
Tout retard ou absence sera établi par rapport à cette heure de début d’activité.
Pour utiliser et personnaliser ce modèle de procédure de congés, de retards et d’absences, il vous suffit de faire un « Copier-coller » du texte de cet article dans votre traitement de texte (Microsoft Word ou Writer d’Open Office).
Autres modèles pour des demandes de congés et d’absences à télécharger en ligne
Originally posted 2015-12-22 22:54:53.
Un grand merci pour ce modèle de procédure de congés. Auparavant, nous avions beaucoup de grands garçons (en informatique) qui ne se donnaient même pas la peine d’informer lorsqu’ils étaient en congé. En fin de mois, c’était l’horreur au moment des paies. Il a donc fallu faire preuve de pédagogie et de discipline pour que les choses reviennent en ordre mais on revient de loin.