L’assemblée générale d’une société ou d’une association loi 1901 se réunit généralement une fois par an.
Les modalités de tenue de l’assemblée sont définies dans les statuts de l’association ou de la société.
Ci-dessous un modèle de courrier pour convoquer vos membres ou actionnaires à l’assemblée générale annuelle ordinaire et / ou extraordinaire de votre association ou de votre société.
Modèle de courrier de convocation à une Assemblée Générale Ordinaire et / ou extraordinaire
<Sur papier entête de l’association>
<Nom et prénom du membre de l’association>
<Coordonnées>
Objet : Convocation assemblée générale ordinaire <Année>
Pièce-jointe : Projet de délibération et comptes annuels
Madame, Monsieur,
Nous avons le plaisir de vous informer que la prochaine Assemblée Générale Ordinaire de notre association se tiendra à <Adresse> le <Date> à <Heure>
L’ordre du jour retenu est le suivant :
- Rapport moral et financier du Président,
- Rapport du commissaire aux comptes [Optionnel],
- Approbation du budget <année>,
- Renouvellement de mandats des membres du Conseil d’Administration
- Etc.
Nous vous rappelons que, conformément à l’article <Numéro> des statuts de notre association et l’article <Numéro> du règlement intérieur, un quorum de <Nombre> doit être atteint pour rendre les délibérations valables.
En cas d’impossibilité, nous vous rappelons que le vote par procuration est autorisé, conformément à l’article <Numéro> de nos statuts.
Ainsi, si vous n’êtes pas en mesure d’assister à l’Assemblée Générale, vous trouverez ci-joint un formulaire de vote par procuration.
Vous pourrez aussi vous faire représenter par un adhérent de votre choix et nous vous rappelons que seuls les membres à jour de leur cotisation peuvent participer à l’Assemblée Générale Ordinaire, en vertu de l’article <Numéro> du règlement intérieur.
Comptant sur votre présence, nous vous prions d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de notre considération distinguée.
A <Ville du siège social> le <Date du jour>
Le Président
Signature
Pour utiliser et personnaliser ce modèle de courrier de convocation à une Assemblée Générale Ordinaire ou extraordinaire, il vous suffit de faire un « Copier-coller » du texte de cet article dans votre traitement de texte (Microsoft Word ou Writer d’Open Office).
