Modèles de courriers de circularisation fournisseurs, clients, avocats et banques

Une procédure de circularisation, dans son sens comptable consiste à vérifier que les comptabilités respectives sont bien les mêmes chez les clients, fournisseurs et ceux de la société audité.

Il s’agit de vérifier également les éventuels litiges en interrogeant les avocats de la société ainsi que les soldes de ses comptes auprès des banques.



Il s’agit d’un contrôle fondamental, souvent la toute première étape de vérification des comptes d’une entreprise lors d’un audit.

Modèles courrier circularisation

Ci-dessous plusieurs modèles de vérifications pour les catégories suivantes :

  • Fournisseur en français et en anglais
  • Client
  • Avocat
  • Banque

Pour utiliser ces modèles, il vous suffit de sélectionner le texte et de procéder à un simple “Copier & coller” dans un document Word.



1 – Modèle courrier circularisation fournisseurs

<Sur papier Entête du cabinet d’audit>

<Nom du Fournisseur>

<Adresse du Fournisseur>

<Ville>, le <Date du jour>

N/Réf. : <référence du dossier>

Clôture <Année de Clôture> – Confirmation de solde

Messieurs,

Notre Commissaire aux Comptes, <Nom et adresse du Commissaire aux Comptes>, procède actuellement à l’audit de nos comptes et vous prie de lui adresser directement, soit par voie postale, soit, de préférence, par mail à l’adresse : <adresse mail de l’auditeur>, sous la référence <Référence dossier>, un relevé détaillé de notre compte dans vos livres, à la date du <Date de clôture>, le montant et l’échéance des effets que nous avons acceptés à votre ordre ainsi que, le cas échéant, les avances sur commandes ou travaux en cours à la même date et le montant des factures correspondant à des livraisons avec clause de réserve de propriété.

Nous tenons à vous préciser que la présente demande a uniquement pour objectif le contrôle de nos comptes dans le cadre de l’accomplissement normal de sa mission par notre commissaire aux comptes.

Nous vous remercions de votre collaboration et vous prions d’agréer, Messieurs, l’expression de nos sentiments distingués.

 

<Prénom Nom>,

<Fonction // Mandat social>

2 – Modèle circularisation Clients

<Sur papier Entête du cabinet d’audit>

 

<Nom du client>

<Adresse du Client>

<Ville>, le <Date du jour>

N/Réf. : <référence du dossier>

Clôture <Année de Clôture> – Confirmation de solde

Messieurs,

Notre Commissaire aux Comptes, <Nom et adresse du Commissaire aux Comptes>, procède actuellement à l’audit de nos comptes et vous prie de bien vouloir lui confirmer la position de vos comptes dans nos livres à la date du <Date de clôture>.

A cette fin, nous vous serions obligés de signer la formule ci-jointe, d’y apposer votre cachet et de la lui faire parvenir directement par la voie postale, ou de préférence par mail à l’adresse : <adresse mail de l’auditeur>, sous la référence <Référence dossier>.

Nous vous remercions de ne pas prendre en considération les règlements qui seraient intervenus entre la date précisée ci-dessus et la date à laquelle vous recevrez cette demande.

Nous tenons à préciser que la présente demande a uniquement pour objectif le contrôle de nos comptes dans le cadre de l’accomplissement normal de sa mission par notre commissaire aux comptes.

En vous remerciant par avance de votre réponse, nous vous prions d’agréer, Messieurs, l’expression de nos sentiments distingués.

 

<Prénom Nom>,

<Fonction // Mandat social>

3 – Modèle Circularisation Client ou fournisseur – formule de réponse

<Sur papier Entête du client / fournisseur>

 

<Nom du Cabinet d’audit>

<Adresse du Cabinet d’audit >

 

N/Réf. : <référence du dossier>

Date :  <Date du jour>

Monsieur,

Suite à la demande qui nous a été faite, nous vous confirmons que les informations de la société <Nom de la société> à la date du <Date de Clôture> telles qu’elles figurent ci-dessous sont conformes à nos livres :

  1. Solde dans nos livres en notre faveur :                                                                    <Montant> €
  2. Livraisons non encore facturées :                                                                                            Néant
  3. Effets acceptés à notre ordre et non encore échus :                                                       Néant
  4. Avances sur commandes en cours :                                                                                        Néant
  5. Montant des factures incluses dans ces totaux qui correspondent à des livraisons avec clause de réserve de propriété : Néant

 

Cachet                                                                 Signature

4 – Modèle courrier Circularisation Banque

<Sur papier Entête du cabinet d’audit>

<Nom de la banque>

<Adresse de la banque >

<Ville>, le <Date du jour>

N/Réf. : <référence du dossier>

Clôture <Année de Clôture> – Confirmation de soldes

Messieurs,

Notre commissaire aux comptes, <Nom et prénom de l’auditeur + adresse>, désire recevoir les renseignements ci-dessous, arrêtés à la date du <Date de clôture> :

1 – Le solde des divers comptes, de dépôt ou autres, ouverts à notre nom dans votre établissement, indiquant les restrictions éventuelles prévues pour leur fonctionnement.
2 – Le montant des intérêts, commissions et frais à cette date qui n’avaient pas encore été pris en considération pour déterminer le solde de ces comptes.
3 – La limite des découverts et les plafonds d’escompte autorisés, la durée de ces concours ou le délai de préavis.
4 – Le nom des personnes habilitées, seules ou conjointement, à signer pour le fonctionnement de ces comptes.
5 – Le détail des prêts et des avances (taux, échéance, montant, etc.) qui auraient pu nous être consentis et qui n’auraient pas été remboursés à la date précitée.
6 – Le détail par bordereau des effets détenus chez vous, et :

  • remis à l’escompte et non échus,
  • remis à l’encaissement.

7 – Le détail de toutes les garanties (nantissement, gage, etc.) que vous pourriez avoir sur nos actifs, en spécifiant les titres, effets, etc., détenus par vous et sujets à ces garanties.
8 – Le détail des cautions et avals qui nous auraient été donnés par une autre personne physique ou morale.
9 – Le détail des titres détenus chez vous, pour notre compte, soit en dépôt libre, soit pour encaissements.
10 – Les coupons remis à l’encaissement et non encore encaissés à la date ci-dessus.
Les cautions que vous auriez données pour notre compte.
Les engagements de notre société au titre d’opérations à terme non dénouées (devises, titres, matif, …).

Nous vous remercions de préciser dans votre réponse la mention « néant » s’il y a lieu.

Nous vous serions obligés d’adresser cette pièce directement à notre Commissaire aux Comptes, par la poste, ou de préférence par mail à l’adresse <Adresse de l’auditeur>, sous référence <référence du dossier> et de nous en faire parvenir une copie à notre adresse.

Veuillez agréer, Messieurs, l’expression de nos sentiments distingués.

 

<Prénom Nom>,

<Fonction // Mandat social>

5 – Modèle courrier Circularisation Avocat

<Sur papier Entête du cabinet d’audit>

<Nom du Cabinet d’avocat>

<Adresse du Cabinet d’avocat >

 

<Ville>, le <Date du jour>

 

N/Réf. : <référence du dossier>

Clôture <Année de Clôture> – Litiges en cours

 

Maîtres,

Nous vous serions obligés de nous communiquer les informations en votre possession à la date de la présente et concernant :

  • les litiges et procès en cours ou éventuels où notre société se trouverait impliquée et si possible les incidences financières éventuelles ;
  • Les réclamations déposées contre notre société ;
  • Vos notes d’honoraires et de débours non encore réglées à la date du <date de clôture>.

Nous vous serions également obligés d’informer notre commissaire aux comptes, <Nom et prénom de l’auditeur>, que vous avez répondu à cette demande <Adresse mail de l’auditeur> ou bien <adresse du cabinet d’audit>.

Veuillez agréer, Maîtres, l’expression de nos sentiments distingués.

 

<Prénom Nom>,

<Fonction // Mandat social>

6 – Modèle courrier circularisation en anglais

<Sur papier Entête du cabinet d’audit>

<Name client>

<Adress Client>

 

<Town>, le <Date du jour>

 

N/Réf. : <reference >

Closing <Year de Cloture> – Balance confirmation

Dear Sirs,

In connection with the annual audit of our accounts and in application of the national auditing standards of our auditor, <Name and address>, we enclose an answer letter with our balance position as at <Date Closing>.

We would like to precise this request is only addressed in order to check our accounts in connection with our annual audit.

We would be grateful if you would address the signed answer letter with your agreement and your campany stamp or, your disagreement with your additional comments – directly via mail, or preferably via e-mail at: <Mail address> under reference <Référence>.

We would appreciate if you would respond to this request by <date>.

Thank you for your cooperation,

Your faithfully,

 

<Name and Surname>,

<Function>

 
Pour utiliser et personnaliser ces modèles de courriers de circularisation de vos fournisseurs, clients, avocats et banques, il vous suffit de faire un « Copier & Coller » du texte de cet article dans votre traitement de texte (Microsoft Word ou Writer d’Open Office).

Elisa

Diplômée d'un Master 2 en droit pénal à l'Université de Rennes, je suis très impliquée dans la défense des droits fondamentaux et dans les conditions d'incarcération. Je poursuis actuellement des études pour finaliser ma formation d'avocat pénaliste.

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