Modèles de réponse à une demande de renseignement par mail

Les demandes de renseignements entrantes ne doivent pas être négligées. Afin de ne pas perdre une opportunité de réaliser une vente et de faire rentrer un nouveau client, une réponse personnalisée ou automatique doit être adressée systématiquement.

En effet, rien de plus déplaisant que d’écrire sur la boite mail ou le formulaire contact du site web de l’entreprise et de ne recevoir aucune réponse. Malheureusement, c’est pourtant le cas de nombreuses entreprises qui peuvent dépenser beaucoup d’argent pour de la publicité mais sont dans l’incapacité de traiter les demandes entrantes.

Il en va de même pour les demandes de support technique pour lesquelles un mail doit être systématiquement envoyé avec si possible l’attribution d’un numéro de ticket.

Ci-dessous plusieurs modèles de réponse à une demande d’information ou d’assistance :

Exemple de réponse par mail personnalisé à une demande d’information commerciale et par l’envoi du catalogue produits :

Madame, Monsieur,

Nous vous remercions pour votre demande d’information et de la confiance que vous accordez à notre entreprise.

Afin de mieux répondre à vos attentes, nous nous permettons de vous faire parvenir notre catalogue de produits et de services en pièce-jointe de ce mail.

Si vous souhaitez commander certains de nos produits, il vous suffit de suivre la procédure d’ouverture de compte <Détail de la procédure à compléter>.

Nous nous tenons, bien entendu, à votre disposition pour tous renseignements complémentaires.

Merci par avance de votre confiance.

Bien cordialement.

Signature

Exemple de réponse automatique à des demandes de renseignements commerciaux par mail :

Objet : Votre demande a bien été prise en compte

Madame, Monsieur,

Nous vous remercions pour votre demande d’information sur nos offres de service effectuée sur notre site web le <Date à compléter> et nous vous confirmons sa prise en compte.

Un commercial va prendre contact avec vous dans les meilleurs délais.

Nous vous prions d’agréer, Madame, Monsieur, nos salutations distinguées.

Signature

Ceci est un mail automatique, merci de ne pas y répondre.

Exemple de mail automatique d’assistance technique :

Cher Client,

Nous avons bien reçu votre demande d’assistance. Le numéro de ticket <A compléter> lui a été attribué et il sera pris en charge par un membre de notre équipe dès que possible.

Un technicien vous contactera dans les plus brefs délais (ou sous 24 h 00).

Les réponses aux questions les plus courantes sont disponibles sur notre documentation en ligne <Url à compléter>.

Nous vous remercions pour votre confiance.

Bien cordialement,

Le service technique

Exemple de réponse automatique en anglais à personnaliser :

Dear customer,

Thank you for contacting us,

We will respond to your request as soon as possible. Due to the rapid growth of our business we have however experienced an increase in the volume of emails from customers lately, which leads to longer response times occasionally.

We are expanding our customer service team to resolve this.

If you require urgent assistance please call us instead : <To completed>.

While you wait for a response you can have a look at our online help <To completed> for frequently asked questions.

Kind regards

<Compagny name>

Pour utiliser et personnaliser ces modèles de réponse à une demande d’information ou d’assistance par mail, il vous suffit de faire un « Copier-coller » du texte de cet article dans votre traitement de texte (Microsoft Word ou Writer d’Open Office).

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Pascal

Spécialiste de la finance et de la fiscalité grâce à mon activité professionnelle et ma formation universitaire, je partage sur le site Web Juristique mes connaissances et mon expérience. Je publie régulièrement les dernières valeurs d'indices économiques tels que : l'indice SYNTEC, BT01, ILAT, l'indice de la construction et de référence des loyers, les dernières valeurs du SMIC ainsi que des outils bancaires comme les codes SWIFT ou les codes CNAPS pour les transferts internationaux.

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