Il arrive fréquemment qu’une personne perde ou n’ait jamais reçu la copie d’un contrat qu’elle a signé : contrat de vente, de location, de prêt, d’assurance ou de prestation de services. Pourtant, tout signataire dispose d’un droit fondamental à obtenir la copie d’un contrat auquel il est partie par une simple lettre.
Ce droit repose sur les principes généraux du Code civil et sur le devoir de bonne foi qui régit les relations contractuelles.
Que vous soyez consommateur, professionnel, bailleur, locataire ou partenaire commercial, vous pouvez demander à tout moment la copie d’un contrat vous concernant.
Sommaire
La règle de droit pour l’obtention d’une copie de contrat
L’article 1375 du Code civil (anciennement 1322) dispose que lorsqu’un acte est établi en plusieurs originaux, chaque partie doit en recevoir un exemplaire.
L’acte sous signature privée qui constate un contrat synallagmatique ne fait preuve que s’il a été fait en autant d’originaux qu’il y a de parties ayant un intérêt distinct, à moins que les parties ne soient convenues de remettre à un tiers l’unique exemplaire dressé.
Chaque original doit mentionner le nombre des originaux qui en ont été faits.
Celui qui a exécuté le contrat, même partiellement, ne peut opposer le défaut de la pluralité d’originaux ou de la mention de leur nombre.
L’exigence d’une pluralité d’originaux est réputée satisfaite pour les contrats sous forme électronique lorsque l’acte est établi et conservé conformément aux articles 1366 et 1367, et que le procédé permet à chaque partie de disposer d’un exemplaire sur support durable ou d’y avoir accès.
Concrètement, si vous n’avez plus votre exemplaire, vous pouvez en demander une copie ou un duplicata à l’autre partie ou au professionnel concerné.
Obligation de conservation
Les professionnels, entreprises et administrations sont tenus de conserver les contrats pendant une durée variable selon leur nature :
- 5 ans pour un contrat commercial (article L110-4 du Code de commerce),
- 10 ans pour un contrat immobilier ou bancaire,
- Parfois plus dans certains domaines (contrat d’assurance, prêt, bail, etc.).
Droit d’accès
Même sans texte spécifique, le principe de loyauté contractuelle impose à la partie détentrice du contrat de communiquer une copie à l’autre signataire sur simple demande écrite.
Les démarches à accomplir
- Rédiger un courrier clair et daté, en précisant la nature du contrat (bail, assurance, prêt, etc.),
- Identifier les parties et la date de signature,
- Demander explicitement une copie ou un duplicata,
- Envoyer le courrier en recommandé avec accusé de réception et/ou par e-mail avec preuve d’envoi.
Exemple de lettre de demande d’une copie d’un contrat
<Prénom et nom>
<Vos coordonnées>
<Téléphone fixe / mobile / courriel>
<Nom de l’entreprise>
<Coordonnées de l’entreprise>
À l’attention de <Nom et prénom>
<Ville>, le <Date du jour>
Par lettre recommandée avec accusé de réception,
N° de l’AR : <A reporter>
Objet : demande de copie de contrat
Madame, Monsieur, (1)
Je vous contacte afin d’obtenir une copie du contrat conclu avec votre société le <Date de signature>, relatif à <Nature du contrat : bail, prêt, prestation, vente, assurance, etc.>.
Conformément à l’article 1375 du Code civil, chaque partie dispose d’un droit d’accès à l’acte qu’elle a signé. Je vous serais donc reconnaissant(e) de bien vouloir me transmettre une copie de ce document, par voie électronique (PDF) ou par courrier postal.
En vous remerciant par avance de votre diligence, je reste à votre disposition pour toute information complémentaire.
Je vous prie de croire, Madame, Monsieur, (1) à l’expression de mes sentiments respectueux.
<Prénom et nom>
<Signature>
(1) : rayer les mentions inutiles
Foire aux questions (FAQ) pour une demande de copie d’un contrat
Télécharger un modèle de lettre de demande d’une copie d’un contrat
Pour utiliser et personnaliser cet exemple de lettre de demande pour obtenir une copie d’un contrat, il suffit de faire un « Copier & Coller » du texte de cet article dans votre traitement de texte (Microsoft Word ou Writer d’Open Office). À noter que souvent, la lettre peut être remplacée par un mail.
Votre avis et vos conseils sur les démarches à accomplir pour demander la copie d’un contrat nous intéresse :
Dites-le-nous dans les commentaires. MERCI.
