Le guide de l’entretien annuel d’évaluation

Cet article vise à préciser le rôle et les modalités d’organisation de l’entretien individuel qui fonde l’appréciation annuelle du personnel.

L’entretien annuel constitue le moment privilégié offert à un responsable et à son collaborateur pour convenir d’objectifs et de moyens associés dans le cadre de l’activité professionnelle de ce dernier.

Cet échange, qui s’inscrit dans une démarche de gestion des ressources humaines, doit conduire à une meilleure connaissance des qualifications professionnelles de chacun, en faisant converger les projets individuels et collectifs de l’unité ou du service.

Enfin, l’entretien annuel est l’occasion d’un dialogue ouvert et constructif entre les personnels et leurs responsables hiérarchiques.

Rôle et objectifs de l’entretien annuel :

Moment privilégié de dialogue et d’échanges entre chaque collaborateur et son responsable hiérarchique, l’entretien annuel doit se distinguer clairement des relations professionnelles au quotidien.

Le guide de l’entretien annuel d’évaluation
Le guide de l’entretien annuel d’évaluation

Il permet d’élaborer un bilan de l’activité professionnelle et de mesurer la réalisation, à court et moyen terme, des objectifs qui y sont associés. Il vise une meilleure connaissance des qualités professionnelles de chaque personne et par là même, une gestion optimisée des parcours de carrière.

Il est l’occasion pour chaque interlocuteur, d’exprimer et de confronter sa propre analyse sur les activités passées et à venir.

Cet entretien permet :

Pour le collaborateur :

  • de s’exprimer sur ses fonctions et sa contribution à la vie de l’entreprise,
  • de préciser ses souhaits d’évolution professionnelle,
  • de réfléchir à des besoins de formation.

Pour le responsable hiérarchique :

  • d’établir un bilan d’activité en commun avec ses collaborateurs,
  • de valoriser et de motiver ses collaborateurs,
  • de redéfinir ou de préciser les missions du poste et d’en fixer les objectifs individuels pour l’année à venir.

Modalités de l’entretien annuel :

Préparer l’entretien annuel :

Les résultats de l’entretien annuel dépendent du soin apporté à sa préparation tant par le responsable que par le collaborateur. Ainsi, l’entretien annuel doit être ouvert et constructif et se dérouler dans un climat détendu et de confiance réciproque.

Les conditions matérielles du déroulement de l’entretien ne sont pas à négliger, elles représentent un prérequis de son efficacité.

La date de l’entretien doit être fixée au moins une semaine à l’avance pour permettre au collaborateur de s’y préparer. Le responsable doit s’assurer de sa disponibilité tout au long de l’entretien en évitant d’être interrompu par des personnes extérieures pour conserver un climat de sérénité.

Déroulement de l'entretien annuel d'évaluation
Déroulement de l’entretien annuel d’évaluation

L’entretien doit être préparé à la fois par le responsable hiérarchique et par le collaborateur et se dérouler dans un lieu calme. La préparation préalable à l’entretien doit permettre aux deux parties de rassembler et de recueillir des informations objectives sur les différents thèmes à aborder.

Ils doivent chacun réfléchir aux principaux sujets qu’ils souhaitent absolument aborder lors de l’entretien dans le cadre des domaines de réflexion suivants :

  • le bilan des activités de l’année passée,
  • les perspectives et les objectifs pour l’année ou les années à venir,
  • les besoins en formation,
  • les souhaits d’évolution de carrière,
  • les possibilités de promotions offertes par le statut.

Si l’entretien annuel n’est pas préparé préalablement, il risque de laisser une impression de flou voire de confusion et d’omettre des points importants.

Il est proposé de remplir la fiche aide-mémoire de préparation à l’entretien qui permettra de discuter des points importants durant l’entretien.

Le déroulement de l’entretien :

La durée conseillée de l’entretien est d’environ une heure, une heure trente sachant que celle-ci varie en fonction de la complexité de l’activité du collaborateur, de la fréquence des relations avec son responsable hiérarchique et de la nature des problèmes à traiter.

Il est important d’aborder chaque thème avec une volonté mutuelle d’écoute dans la description de sa réalité sur le terrain, d’échanger et aussi d’aboutir ensemble à une description commune, à un bilan d’activité et une définition d’objectifs partagés par le collaborateur et le responsable hiérarchique direct.

Le suivi de l’entretien :

A l’issue de l’entretien, le responsable hiérarchique élabore une synthèse qui permet de nourrir le dossier annuel d’appréciation.

Fiche aide-mémoire de préparation à l’entretien :

Il est suggéré de remplir avant l’entretien cette fiche qui facilitera l’échange entre les deux interlocuteurs et la rédaction des dossiers d’appréciation.

  • Les principales activités et missions exercées
  • Les évolutions depuis l’entretien précédent
  • Activités et missions confiées pour l’année à venir
  • Besoins de formation pour l’année à venir
  • Projets de parcours de carrière (promotion)
  • Projets précis déterminés pour l’année à venir et moyens nécessaires

Les acteurs de l’entretien annuel et leur rôle :

 Rôle du collaborateur Rôle du responsable hiérarchique

Durant l’entretien le collaborateur :

  1. classe
    • son emploi dans les disciplines, spécialité
  2. décrit
    • ses principales missions
    • les activités mises en œuvre dans le cadre de ses missions principales ou complémentaires
    • les compétences et les aptitudes mises en œuvre
    • les résultats obtenus
  3. précise
    • ses souhaits d’évolution professionnelle
  4. réfléchit
    • sur ses besoins en formation

Durant l’entretien le responsable hiérarchique directe :

  1. valide
    • les informations fournies par le collaborateur et les réajustements éventuels
  2. précise
    • l’environnement de travail du collaborateur
    • la définition de la fonction et des missions du collaborateur
    • sa contribution au fonctionnement de la structure ou du service
    • les responsabilités qu’il exerce
    • les objectifs attendus pour l’année à venir
  3. propose à une promotion
Laurence

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