Une note de frais est un justificatif accompagnant des dépenses réalisées par un salarié (ou toute autre personne) pour le compte d’une entreprise, d’une association ou de toute autre entité administrative et commerciale. Nous vous proposons ci-dessous plusieurs modèles de notes de frais sous différents formats (Excel, Word, Open Office, Google Sheets et PDF) à télécharger gratuitement.
Sommaire
Conditions à respecter et conseils d’usage pour établir une note de frais
- Les dépenses engagées doivent être dans l’intérêt de l’entreprise, l’association ou la collectivité publique. Elles doivent être nécessaires à l’activité de celle-ci (hébergement, restauration, frais de péages d’autoroute, fournitures, etc.),
- Elles doivent être accompagnées de justificatifs (factures, tickets, reçus) renseignant notamment le montant de la TVA payée,
- Le justificatif doit être au nom de l’entreprise et non à celui du salarié concerné,
- Si le salarié, a égaré le justificatif, il doit remplir une attestation pour des frais sans justificatif.
- N’attendez pas la fin de l’année, une note de frais doit être établie mensuellement,
- Pour être valide, une note de frais doit être remplie et signée par l’intéressé, contresignée par le hiérarchique et visée par la comptabilité qui procèdera in fine à son remboursement.
Remboursement des frais kilométriques :
Pour rembourser les frais kilométriques pour les déplacements avec son véhicule personnel, chaque entreprise peut utiliser sa propre grille tarifaire. Cependant, la plupart des entreprises utilisent le barème kilométrique de l’administration fiscale et reconnu par l’Urssaf (voir le nouveau barème d’indemnités kilométriques 2024).
Comment utiliser le modèle de note de frais ?
Utiliser le format PDF et Word :
Les modèles de note de frais proposés aux formats PDF et Word se télécharge, se complète et s’imprime. Il n’y pas de calculs ou d’automatismes contrairement à Excel. C’est pour cela que nous vous recommandons plutôt le format Excel dans le cadre d’une utilisation normale en entreprise.
Utiliser le modèle de note de frais sous Excel :
Quelques points d’attention sur le fonctionnement de la note de frais sous Excel :
- Pour mettre un logo d’entreprise (taille conseillée de 70 px de hauteur), allez dans le menu « Mise en page », puis à nouveau « Mise en Page », « Entête et pied de page », puis « Entête » et choisir l’icône « Image » et sélectionnez votre image.
- Mise en Page : définition d’une zone d’impression dans le menu « Mise en page », puis « Feuille », centrée verticalement et horizontalement et avec des marges de 1,5 cm. Ainsi, seule la zone de note de frais est imprimée.
- Mise en page : en pied de page : j’ai indiqué une adresse de site Web, mais cela peut être une adresse complète d’une société avec le n° SIRET, le n° TVA, etc.
- Le coût kilométrique est soit spécifique à l’entreprise, soit s’appuie sur un barème fiscal en fonction de la puissance du véhicule. Dans ce cas, il faudra demander au salarié de joindre la copie de la carte grise. La valeur du coût kilométrique (en haut à droite) est reprise dans la colonne « Coût du km ». À titre d’information, nous avons joint le barème kilométrique 2025 de l’administration fiscale dans la feuille de calculs.
- Les calculs des frais sont faits par ligne et par colonne.
- Deux variantes linguistiques sont proposées dans le fichier : un modèle de note de frais en français et un modèle en langue anglais avec la feuille « Expense report template« . La monnaie utilisée dans les deux modèles reste l’euro.
En vidéo : utiliser le modèle de note de frais sous Excel
Télécharger directement un modèle de note de frais au format Excel et Word
Au format Excel :
- Pour télécharger gratuitement notre modèle au format Excel, c’est ici :
Au format Word :
- Pour télécharger gratuitement notre modèle au format Word, c’est ici :
Télécharger un modèle de note de frais au format PDF
Foire aux questions (FAQ) sur les notes de frais
Autres modèles de documents sur les notes de frais en entreprise
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