Modèle de note de frais sous Word et Excel à télécharger gratuitement

Une note de frais est un justificatif accompagnant des dépenses réalisées par un salarié (ou toute autre personne) pour le compte d’une entreprise, d’une association ou toute autre entité administrative et commerciale.

Conditions à respecter et conseils d’usage pour établir une note de frais 

• Les dépenses doivent être dans l’intérêt de l’entreprise et nécessaires à l’activité de celle-ci (hébergement, restauration, frais de péages d’autoroute, fournitures, etc.),
• Elles doivent être accompagnées de justificatifs (factures, tickets, reçus) renseignant notamment le montant de la TVA payée,
• Le justificatif doit être au nom de l’entreprise et non à celui du salarié concerné,
• N’attendez pas la fin de l’année, une note de frais doit être établie mensuellement,
• Pour être valide, une note de frais doit être remplie et signée par l’intéressé, contresignée par le hiérarchique et visée par la comptabilité qui procèdera in-fine à son remboursement.

Remboursement des frais kilométriques :

Pour le remboursement des frais kilométriques pour les déplacements avec son véhicule personnel, chaque entreprise peut utiliser sa propre grille tarifaire. Cependant, la plupart des entreprises utilise le barème kilométrique de l’administration fiscale et reconnu par l’Urssaf (cf le nouveau barème d’indemnités kilométriques 2022).

Comment utiliser le modèle de note de frais ?

Pour utiliser ce modèle, faites un « Copier & Coller » dans un document Word ou Excel et procédez aux réajustements de mise en forme ci-nécessaire. Notamment, il est possible que sous Word, qu’il soit nécessaire de réduire les marges de gauche et droite à 1,5 cm, pour que le tableau s’insère correctement. Cependant, pour plus de facilité, nous vous recommandons d’utiliser la version Excel ou Word, disponible à la fin de l’article en téléchargement.

Modèle de note de frais à télécharger (Texte, Word et Excel) :

Pour utiliser et personnaliser ce modèle de note de frais, il vous suffit de faire un « Copier & Coller » du texte de cet article dans votre traitement de texte (Microsoft Word ou Writer d’Open Office). Vous pouvez également télécharger gratuitement notre modèle au format Excel, ici : modèle de note de frais au format Excel et au format Word : modèle de note de frais au format Word.

En complément, si vous avez égaré les pièces justificatives, nous vous proposons un modèle d’attestation en cas de note de frais sans justificatif.

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Pascal

Spécialiste de la finance et de la fiscalité de part mon activité professionnelle et ma formation universitaire, je partage sur le site Web Juristique mes connaissances et mon expérience. Je publie régulièrement les dernières valeurs d'indices économiques tels que : l'indice SYNTEC, BT01, ILAT, l'indice de la construction et de référence des loyers ainsi que des outils bancaires comme les codes Swift ou les code CNAPS pour les transferts internationaux.

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