Une note de frais est un justificatif accompagnant des dépenses réalisées par un salarié (ou toute autre personne) pour le compte d’une entreprise, d’une association ou de toute autre entité administrative et commerciale. Nous vous proposons ci-dessous plusieurs modèles de notes de frais sous différents formats (Excel, Word, Open Office, Google Sheets et PDF).
Sommaire
Conditions à respecter et conseils d’usage pour établir une note de frais
- Les dépenses doivent être dans l’intérêt de l’entreprise et nécessaires à l’activité de celle-ci (hébergement, restauration, frais de péages d’autoroute, fournitures, etc.),
- Elles doivent être accompagnées de justificatifs (factures, tickets, reçus) renseignant notamment le montant de la TVA payée,
- Le justificatif doit être au nom de l’entreprise et non à celui du salarié concerné,
- Si le salarié, a égaré le justificatif, il doit remplir une attestation pour des frais sans justificatif.
- N’attendez pas la fin de l’année, une note de frais doit être établie mensuellement,
- Pour être valide, une note de frais doit être remplie et signée par l’intéressé, contresignée par le hiérarchique et visée par la comptabilité qui procèdera infine à son remboursement.
Remboursement des frais kilométriques :
Pour rembourser les frais kilométriques pour les déplacements avec son véhicule personnel, chaque entreprise peut utiliser sa propre grille tarifaire. Cependant, la plupart des entreprises utilisent le barème kilométrique de l’administration fiscale et reconnu par l’Urssaf (voir le nouveau barème d’indemnités kilométriques 2024).
Comment utiliser le modèle de note de frais ?
Pour utiliser ce modèle, faites un « Copier & Coller » dans un document Word ou Excel et procédez aux réajustements de mise en forme ci-nécessaire. Notamment, avec Word, vous devez réduire les marges de gauche et droite à 1,5 cm pour que le tableau s’insère correctement. Pour plus de facilité, nous vous recommandons d’utiliser la version Excel ou Word, disponible à la fin de l’article en téléchargement direct.
Modèle de note de frais à télécharger (texte, Word et Excel) :
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NOTE DE FRAIS |
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Joindre OBLIGATOIREMENT les justificatifs pour tous les frais autres que des kilomètres parcourus Kms : Utiliser le barème d’indemnité kilométrique en vigueur de l’administration fiscale pour 2021, cf barème indemnités kilométriques 2022 |
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Demandeur |
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| Véhicule (puissance et immatriculation) : | |||||||
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Date des frais |
Description des frais engagés |
Transport |
Autres frais |
TRANSPORT |
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Nombre de km parcourus |
Coût km |
Montant des Km |
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TOTAL COLONNES : |
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Signature |
Signature |
Vérification |
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| Nom : …………… Prénom : ……………… | Nom : …………… Prénom : ……………… | Nom : …………… Prénom : …………… | |||||
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| Date : | Date : | Date : | |||||
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Coordonnées du siège social de l’entreprise, de l’administration ou de l’association |
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Pour utiliser et personnaliser ce modèle de note de frais, il vous suffit de faire un « Copier-coller » du texte de cet article dans votre traitement de texte (Microsoft Word ou Writer d’OpenOffice) ou le tableur Excel, Calc d’OpenOffice ou Google Sheets.
Télécharger directement un modèle de note de frais au format Excel et Word
Au format Excel :
- Pour télécharger gratuitement notre modèle au format Excel, c’est ici : modèle de note de frais au format Excel.
Au format Word :
- Pour télécharger gratuitement notre modèle au format Word, c’est ici : modèle de note de frais au format Word.
Télécharger un modèle de note de frais au format PDF
Foire aux questions (FAQ) sur les notes de frais
Autres modèles pour les notes de frais en entreprise
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belle journée
Bonjour, merci pur votre modèle de note de frais, surtout celui sous Excel qui est complet et très pratique à utiliser. J’aurais une question. Quelles sont les règles et les conseils pour récupérer la TVA sur les notes de frais ? D’avance merci
Bonjour Sandrine,
Effectivement, toutes les dépenses engagées par les salariés, comme notes de frais, ne sont pas soumises à la récupération de TVA.
Les conditions à respecter pour récupérer la TVA sur une note de frais :
– Les dépenses doivent être dans l’intérêt de l’entreprise et nécessaires à l’activité de celle-ci,
– Elles doivent être accompagnées de justificatifs (factures, tickets, reçus) renseignant notamment le montant de la TVA payée,
– Ce justificatif doit être au nom de l’entreprise et non à celui du salarié concerné,
– La TVA doit être éligible chez la société à laquelle la facture a été générée.
Les frais assujettis à la récupération de la TVA dans une note de frais sont :
– Le carburant. Aussi bien les véhicules professionnels que ceux personnels (si utilisés dans le cadre d’un rendez-vous professionnel),
– Les frais de péages d’autoroute et les frais de stationnements (et autres parkings) : les emplacements réservés aux clients, aux visiteurs ou au personnel,
– Les notes de frais de logement et les frais annexes liés à l’hébergement, tels que les petits déjeuners ou les repas et boissons consommés à l’hôtel,
– Les dépenses de restauration et autres dépenses de réception (les boissons alcoolisées consommées pendant le repas aussi),
– Pour les dépenses plus diverses, telles que les fournitures ou les abonnements téléphoniques.
Attention, certains frais ne sont pas assujettis à la récupération de la TVA comme par exemple le train, l’avion ou le bateau, mais également les frais kilométriques. De plus, les % de TVA appliqués ne sont pas identiques, ce qui rend le travail de récupération fastidieux. 2 à 3% minimum peuvent facilement être récupérés.
Cordialement
Un grand merci, votre modèle de note de frais est parfait pour mon association (j’ai pris celui sous Excel). Encore bravo
Merci de votre avis. Bon weekend
Merci de votre modèle de note de frais sous Word et excel. Très pratique à utiliser