Modèle de note de frais sous Word et Excel à télécharger gratuitement

Une note de frais est un justificatif accompagnant des dépenses réalisées par un salarié (ou toute autre personne) pour le compte d’une entreprise, d’une association ou toute autre entité administrative et commerciale.

Conditions à respecter et conseils d’usage pour établir une note de frais 

  • Les dépenses doivent être dans l’intérêt de l’entreprise et nécessaires à l’activité de celle-ci (hébergement, restauration, frais de péages d’autoroute, fournitures, etc.),
  • Elles doivent être accompagnées de justificatifs (factures, tickets, reçus) renseignant notamment le montant de la TVA payée,
  • Le justificatif doit être au nom de l’entreprise et non à celui du salarié concerné,
  • N’attendez pas la fin de l’année, une note de frais doit être établie mensuellement,
  • Pour être valide, une note de frais doit être remplie et signée par l’intéressé, contresignée par le hiérarchique et visée par la comptabilité qui procèdera in-fine à son remboursement.
Télécharger un exemple de note de frais sous Word ou Excel
Modèle de notre de frais sous Word et Excel à télécharger gratuitement

Remboursement des frais kilométriques :

Pour le remboursement des frais kilométriques pour les déplacements avec son véhicule personnel, chaque entreprise peut utiliser sa propre grille tarifaire. Cependant, la plupart des entreprises utilise le barème kilométrique de l’administration fiscale et reconnu par l’Urssaf (cf le nouveau barème d’indemnités kilométriques 2022).

Comment utiliser le modèle de note de frais ?

Pour utiliser ce modèle, faites un « Copier & Coller » dans un document Word ou Excel et procédez aux réajustements de mise en forme ci-nécessaire. Notamment, il est possible que sous Word, qu’il soit nécessaire de réduire les marges de gauche et droite à 1,5 cm, pour que le tableau s’insère correctement. Cependant, pour plus de facilité, nous vous recommandons d’utiliser la version Excel ou Word, disponible à la fin de l’article en téléchargement.

Modèle de note de frais à télécharger (Texte, Word et Excel) :

NOTE DE FRAIS

Joindre OBLIGATOIREMENT les justificatifs pour tous les frais autres que des kilomètres parcourus Kms : Utiliser le barème d’indemnité kilométrique en vigueur de l’administration fiscale pour 2021, cf barème indemnités kilométriques 2022

Demandeur

Période :

Nom et prénom :

/ /

Adresse :
Fonction :
Véhicule (puissance et immatriculation) :

Date des frais

Description des frais engagés

Transport

Autres frais

TRANSPORT

TOTAL

Nombre de km parcourus

Coût km

Montant des Km

Ligne

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TOTAL COLONNES :

0.00 €

0.00 €

0.00

0.00 €

0.00 €

Signature
du demandeur :

Signature
du responsable

Vérification
comptabilité

Nom : …………… Prénom : ……………… Nom : …………… Prénom : ……………… Nom : …………… Prénom : ……………

Date : Date : Date :

Coordonnées du siège social de l’entreprise, de l’administration ou de l’association

Pour utiliser et personnaliser ce modèle de note de frais, il vous suffit de faire un « Copier & Coller » du texte de cet article dans votre traitement de texte (Microsoft Word ou Writer d’Open Office). Vous pouvez également télécharger gratuitement notre modèle au format Excel, ici : modèle de note de frais au format Excel et au format Word : modèle de note de frais au format Word.

En complément, si vous avez égaré les pièces justificatives, nous vous proposons un modèle d’attestation en cas de note de frais sans justificatif.

Pascal

3 réflexions au sujet de “Modèle de note de frais sous Word et Excel à télécharger gratuitement”

  1. Bonjour, merci pur votre modèle de note de frais, surtout celui sous Excel qui est complet et très pratique à utiliser. J’aurais une question. Quelles sont les règles et les conseils pour récupérer la TVA sur les notes de frais ? D’avance merci

  2. Bonjour Sandrine,
    Effectivement, toutes les dépenses engagées par les salariés, comme notes de frais, ne sont pas soumises à la récupération de TVA.
    Les conditions à respecter pour récupérer la TVA sur une note de frais :
    – Les dépenses doivent être dans l’intérêt de l’entreprise et nécessaires à l’activité de celle-ci,
    – Elles doivent être accompagnées de justificatifs (factures, tickets, reçus) renseignant notamment le montant de la TVA payée,
    – Ce justificatif doit être au nom de l’entreprise et non à celui du salarié concerné,
    – La TVA doit être éligible chez la société à laquelle la facture a été générée.
    Les frais assujettis à la récupération de la TVA dans une note de frais sont :
    – Le carburant. Aussi bien les véhicules professionnels que ceux personnels (si utilisés dans le cadre d’un rendez-vous professionnel),
    – Les frais de péages d’autoroute et les frais de stationnements (et autres parkings) : les emplacements réservés aux clients, aux visiteurs ou au personnel,
    – Les notes de frais de logement et les frais annexes liés à l’hébergement, tels que les petits déjeuners ou les repas et boissons consommés à l’hôtel,
    – Les dépenses de restauration et autres dépenses de réception (les boissons alcoolisées consommées pendant le repas aussi),
    – Pour les dépenses plus diverses, telles que les fournitures ou les abonnements téléphoniques.
    Attention, certains frais ne sont pas assujettis à la récupération de la TVA comme par exemple le train, l’avion ou le bateau, mais également les frais kilométriques. De plus, les % de TVA appliqués ne sont pas identiques, ce qui rend le travail de récupération fastidieux. 2 à 3% minimum peuvent facilement être récupérés.
    Cordialement

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