Modèle de note de frais à télécharger pour Excel et Word

Une note de frais est un justificatif accompagnant des dépenses réalisées par un salarié (ou toute autre personne) pour le compte d’une entreprise, d’une association ou toute autre entité administrative et commerciale. Nous vous proposons ci-dessous plusieurs modèles de notes de frais sous différents formats (Excel, Word, Open office, Google Sheets et PDF).

Sommaire

1 Conditions à respecter et conseils d’usage pour établir une note de frais
2 Remboursement des frais kilométriques :
3 Comment utiliser le modèle de note de frais ?
4 Modèle de note de frais à télécharger (Texte, Word et Excel) :
5 Télécharger directement un modèle de note de frais au format Excel et Word
- 5.1 Au format Excel :
- 5.2 Au format Word :
6 Télécharger un modèle de note de frais au format PDF
7 Foire aux questions (FAQ) sur les notes de frais
8 Autres modèles pour les notes de frais en entreprise

Conditions à respecter et conseils d’usage pour établir une note de frais

Les dépenses doivent être dans l’intérêt de l’entreprise et nécessaires à l’activité de celle-ci (hébergement, restauration, frais de péages d’autoroute, fournitures, etc.),
Elles doivent être accompagnées de justificatifs (factures, tickets, reçus) renseignant notamment le montant de la TVA payée,
Le justificatif doit être au nom de l’entreprise et non à celui du salarié concerné,
Si le salarié, a égaré le justificatif, il doit remplir une attestation pour des frais sans justificatif.
N’attendez pas la fin de l’année, une note de frais doit être établie mensuellement,
Pour être valide, une note de frais doit être remplie et signée par l’intéressé, contresignée par le hiérarchique et visée par la comptabilité qui procèdera in-fine à son remboursement.

Télécharger un exemple de note de frais sous Word ou Excel — Modèle de note de frais sous Word et Excel à télécharger gratuitement

Remboursement des frais kilométriques :

Pour rembourser les frais kilométriques pour les déplacements avec son véhicule personnel, chaque entreprise peut utiliser sa propre grille tarifaire. Cependant, la plupart des entreprises utilisent le barème kilométrique de l’administration fiscale et reconnu par l’Urssaf (cf le nouveau barème d’indemnités kilométriques 2022).

Comment utiliser le modèle de note de frais ?

Pour utiliser ce modèle, faites un « Copier & Coller » dans un document Word ou Excel et procédez aux réajustements de mise en forme ci-nécessaire. Notamment, avec Word, vous devez réduire les marges de gauche et droite à 1,5 cm, pour que le tableau s’insère correctement. Pour plus de facilité, nous vous recommandons d’utiliser la version Excel ou Word, disponible à la fin de l’article en téléchargement direct.

Modèle de note de frais à télécharger (Texte, Word et Excel) :

NOTE DE FRAIS
Joindre OBLIGATOIREMENT les justificatifs pour tous les frais autres que des kilomètres parcourus Kms : Utiliser le barème d’indemnité kilométrique en vigueur de l’administration fiscale pour 2021, cf barème indemnités kilométriques 2022
Demandeur				Période :
Nom et prénom :				/ /
Adresse :
Fonction :
Véhicule (puissance et immatriculation) :
Date des frais	Description des frais engagés	Transport	Autres frais	TRANSPORT			TOTAL
Date des frais	Description des frais engagés	Transport	Autres frais	Nombre de km parcourus	Coût km	Montant des Km	Ligne
						0.00 €	0.00 €
						0.00 €	0.00 €
						0.00 €	0.00 €
						0.00 €	0.00 €
						0.00 €	0.00 €
						0.00 €	0.00 €
						0.00 €	0.00 €
						0.00 €	0.00 €
						0.00 €	0.00 €
						0.00 €	0.00 €
						0.00 €	0.00 €
						0.00 €	0.00 €
						0.00 €	0.00 €
						0.00 €	0.00 €
						0.00 €	0.00 €
						0.00 €	0.00 €
	TOTAL COLONNES :	0.00 €	0.00 €	0.00		0.00 €	0.00 €
Signature du demandeur :		Signature du responsable			Vérification comptabilité
Nom : …………… Prénom : ………………		Nom : …………… Prénom : ………………			Nom : …………… Prénom : ……………

Date :		Date :			Date :
Coordonnées du siège social de l’entreprise, de l’administration ou de l’association

Pour utiliser et personnaliser ce modèle de note de frais, il vous suffit de faire un « Copier-coller » du texte de cet article dans votre traitement de texte (Microsoft Word ou Writer d’Open Office) ou le tableur Excel, Calc d’Open office ou Google Sheets.

Télécharger directement un modèle de note de frais au format Excel et Word

Au format Excel :

Pour télécharger gratuitement notre modèle au format Excel, c’est ici : modèle de note de frais au format Excel.

Au format Word :

Pour télécharger gratuitement notre modèle au format Word, c’est ici : modèle de note de frais au format Word.

Télécharger un modèle de note de frais au format PDF

Foire aux questions (FAQ) sur les notes de frais

Le salarié doit-il signer sa note de frais ?

Oui, il est particulièrement recommandé de demander au salarié de signer sa note de frais pour des raisons de responsabilité individuelle.

Faut-il mettre en place un double contrôle des notes de frais ?

Oui absolument, afin d’éviter des erreurs et des fraudes, une note de frais doit être validée à la fois par le hiérarchique et par le service de la comptabilité de l’entreprise (ou un équivalent). Il faut toujours avoir deux niveaux de vérifications, voire un troisième pour des montants importants.

Faut-il mettre en place une procédure de gestion des frais pour l’entreprise ?

Oui, nous vous recommandons de formaliser dans une procédure les règles de remboursement des frais au sein de l’entreprise et de la communiquer à l’ensemble des salariés. À noter, que nous proposons un modèle de procédure de note de frais.

Que faire si un salarié a égaré le justificatif de ses frais ?

Si le salarié a égaré le justificatif, nous vous invitons à lui faire remplir une attestation pour perte de justificatif avec un extrait de son relevé bancaire.

Autres modèles pour les notes de frais en entreprise

Modèle de procédure de note de frais pour les salariés de l’entreprise

Les principales fraudes sur les notes de frais en entreprise

Récupérer la TVA sur les notes de frais des salariés

Récupérer la TVA des notes de frais pour réaliser des économies

Télécharger un modèle d’attestation pour une note de frais sans justificatif

Attestation en cas de note de frais sans justificatif à télécharger

Originally posted 2013-06-29 13:43:02.

À propos
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Pascal

Spécialiste de la finance et de la fiscalité grâce à mon activité professionnelle et ma formation universitaire, je partage sur le site Web Juristique mes connaissances et mon expérience. Je publie régulièrement les dernières valeurs d'indices économiques tels que : l'indice SYNTEC, BT01, ILAT, l'indice de la construction et de référence des loyers, les dernières valeurs du SMIC ainsi que des outils bancaires comme les codes SWIFT ou les codes CNAPS pour les transferts internationaux.

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6 réflexions au sujet de “Modèle de note de frais sous Word et Excel à télécharger gratuitement”

zelia

10/06/2021 à 10:45 à 10:45

Merci pour les documents!!
belle journée
Sandrine ROUSSEAU

28/09/2021 à 18:29 à 18:29

Bonjour, merci pur votre modèle de note de frais, surtout celui sous Excel qui est complet et très pratique à utiliser. J’aurais une question. Quelles sont les règles et les conseils pour récupérer la TVA sur les notes de frais ? D’avance merci
L'équipe de la rédaction

28/09/2021 à 18:35 à 18:35

Bonjour Sandrine,
Effectivement, toutes les dépenses engagées par les salariés, comme notes de frais, ne sont pas soumises à la récupération de TVA.
Les conditions à respecter pour récupérer la TVA sur une note de frais :
– Les dépenses doivent être dans l’intérêt de l’entreprise et nécessaires à l’activité de celle-ci,
– Elles doivent être accompagnées de justificatifs (factures, tickets, reçus) renseignant notamment le montant de la TVA payée,
– Ce justificatif doit être au nom de l’entreprise et non à celui du salarié concerné,
– La TVA doit être éligible chez la société à laquelle la facture a été générée.
Les frais assujettis à la récupération de la TVA dans une note de frais sont :
– Le carburant. Aussi bien les véhicules professionnels que ceux personnels (si utilisés dans le cadre d’un rendez-vous professionnel),
– Les frais de péages d’autoroute et les frais de stationnements (et autres parkings) : les emplacements réservés aux clients, aux visiteurs ou au personnel,
– Les notes de frais de logement et les frais annexes liés à l’hébergement, tels que les petits déjeuners ou les repas et boissons consommés à l’hôtel,
– Les dépenses de restauration et autres dépenses de réception (les boissons alcoolisées consommées pendant le repas aussi),
– Pour les dépenses plus diverses, telles que les fournitures ou les abonnements téléphoniques.
Attention, certains frais ne sont pas assujettis à la récupération de la TVA comme par exemple le train, l’avion ou le bateau, mais également les frais kilométriques. De plus, les % de TVA appliqués ne sont pas identiques, ce qui rend le travail de récupération fastidieux. 2 à 3% minimum peuvent facilement être récupérés.
Cordialement
Marie

03/03/2023 à 16:45 à 16:45

Un grand merci, votre modèle de note de frais est parfait pour mon association (j’ai pris celui sous Excel). Encore bravo
L'équipe de la rédaction

03/03/2023 à 16:46 à 16:46

Merci de votre avis. Bon weekend
Antoine

26/03/2023 à 21:52 à 21:52

Merci de votre modèle de note de frais sous Word et excel. Très pratique à utiliser