Récupérer la TVA des notes de frais pour réaliser des économies

La récupération de la TVA sur les notes de frais des salariés sont une source d’économie importante, mais attention, toutes les dépenses engagées par les collaborateurs, ne sont pas soumises à la récupération par l’entreprise.

Sommaire

Les conditions à respecter pour récupérer la TVA sur une note de frais

Les dépenses doivent être dans l’intérêt de l’entreprise et nécessaires à l’activité de celle-ci,
Elles doivent être accompagnées de justificatifs (factures, tickets, reçus) renseignant notamment le montant de la TVA payée,
Ce justificatif doit être au nom de l’entreprise et non à celui du salarié,
La TVA doit être éligible dans la société pour laquelle la facture a été enregistrée.

Faire des économies en récupérant la TVA des notes de frais — Comment récupérer la TVA sur les notes de frais des salariés ?

Les frais assujettis à la récupération de la TVA sont :

Le carburant, aussi bien les véhicules professionnels que ceux personnels (si utilisés dans le cadre d’un rendez-vous professionnel),
Les frais de péages d’autoroute et les frais de stationnements (et autres parkings) ainsi que les emplacements réservés aux clients, aux visiteurs ou au personnel,
Les notes de frais de logement et les frais annexes liés à l’hébergement, tels que les petits déjeuners ou les repas et les boissons consommés à l’hôtel,
Les dépenses de restauration et autres dépenses de réception (avec les boissons alcoolisées consommées pendant le repas),
Pour les dépenses plus diverses, telles que les fournitures ou les abonnements téléphoniques, il est également possible de récupérer la TVA, toujours en respectant les conditions précitées.
Enfin, si le salarié, a égaré le justificatif, nous vous invitions à lui faire remplir une attestation en cas de note de frais sans justificatif.

Les frais non assujettis à la TVA

Attention, certains frais ne sont pas assujettis à la TVA comme le train, l’avion ou le bateau, mais également les frais kilométriques. De plus, les pourcentages de TVA appliqués en France ne sont pas identiques, ce qui rend le travail de récupération fastidieux pour le service de compatibilité.

L’importance financière de la récupération de la TVA pour les entreprises, montre qu’il faut être organisé et avoir à disposition des outils optimisés pour faciliter le traitement comptable.

Foire aux questions (FAQ) sur les notes de frais

Comment télécharger un modèle de note de frais pour son entreprise ou association ?

Vous pouvez gratuitement télécharger ici : notre modèle de note de frais sous Word et Excel.

Le salarié doit-il signer sa note de frais ?

Oui, il est particulièrement recommandé de demander au salarié de signer sa note de frais pour des raisons de responsabilité individuelle.

Faut-il mettre en place un double contrôle des notes de frais ?

Oui absolument, afin d’éviter des erreurs et des fraudes, une note de frais doit être validée à la fois par le hiérarchique et par le service de la comptabilité de l’entreprise (ou un équivalent). Il faut toujours avoir deux niveaux de vérifications, voire un troisième pour des montants importants.

Faut-il mettre en place une procédure de gestion des frais pour l’entreprise ?

Oui, nous vous recommandons de formaliser dans une procédure les règles de remboursement des frais au sein de l’entreprise et de la communiquer à l’ensemble des salariés. À noter, que nous proposons un modèle de procédure de note de frais.

Que faire si un salarié a égaré le justificatif de ses frais ?

Si le salarié a égaré le justificatif, nous vous invitons à lui faire remplir une attestation pour perte de justificatif avec un extrait de son relevé bancaire.