La règle est pourtant simple. Une note de frais d’un salarié sans justificatif ne doit pas être remboursée par l’entreprise. En effet, une entreprise française doit pouvoir justifier de toutes les charges qu’elle passe en comptabilité. En cas de contrôle des impôts, des dépenses non justifiées / non documentées peuvent faire l’objet d’un redressement fiscal.
Sauf que dans la réalité, le salarié ou le dirigeant de l’entreprise peut être confrontés à des difficultés matérielles comme des horodateurs défectueux ou la perte de justificatifs. Il peut s’avérer alors très compliqué de reconstituer les justificatifs surtout à l’étranger.
La solution est de faire remplir et signer par le salarié une attestation sur l’honneur indiquant qu’il a bien supporté une charge pour le compte de l’entreprise.
Il est conseillé de joindre à l’attestation, une copie du relevé bancaire sur lequel apparait la dépense.
Tant que cela demeure exceptionnel et les montants raisonnables, l’administration fiscale et l’Urssaf devraient fermer les yeux. Par contre, il ne sera pas accepté que l’entreprise déduise la TVA en raison de l’absence de justificatif.
Modèle attestation pour une note de frais sans justificatif
<Nom et prénom>
<Vos coordonnées>
<Numéro de téléphone / courriel>
<Entreprise>
<Coordonnées de l’entreprise>
Objet : Attestation pour absence de justificatif
Pièces jointes :
- Relevé bancaire de la banque <Nom de la banque>,
- Note de frais.
Je soussigné <Titre + Nom et prénom>, <nature de l’emploi occupé>, né(e) le <Date de naissance> à <Ville de naissance et code postal > demeurant au <Adresse du domicile et code postal et ville>, déclare sur l’honneur, avoir engagé et payé pour le compte de l’entreprise des dépenses <Désignation de la dépense> auprès de l’entreprise <Raison sociale>:
En raison, de <Motif à indiquer (perte, vol, problème matériel, etc.)>, je n’ai pu joindre à ma note de frais le justificatif correspondant.
Cependant, la dépense étant réelle, je vous demande de bien vouloir me rembourser sur la base du montant apparaissant sur mon relevé bancaire joint à la présente.
<Ville>, le <Date du jour de la signature>,
<Signature>
Fait pour servir et valoir ce que de droit.
Pour utiliser et personnaliser ce modèle d’attestation en cas de note de frais sans justificatif, il vous suffit de faire un « Copier & Coller » du texte de cet article dans votre traitement de texte (Microsoft Word ou Writer d’Open Office).
En complément, notre modèle de note de frais sous Excel à télécharger.
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Franck LEMOIGNE dit
Un grand merci. Je suis revenu de l’étranger mais il est vrai qu’il est difficile dans certain pays d’obtenir des justificatifs. J’ai demandé à être payer au forfait mais cela a été refusé. Je transmets donc à mon comptable pour qu’il sache comment faire. Merci de tout. Franck