Les notes de frais sont un poste de charge important dans les entreprises. De plus, elles peuvent faire l’objet de fraudes et de négligences par les salariés. Cela peut entrainer des remboursements indus et des difficultés à recouvrir la TVA sur les notes de frais. Il est donc essentiel d’établir des règles au travers d’une procédure communiquée à l’ensemble des salariés de l’entreprise accompagnée d’un modèle de note de frais, le plus souvent au format Excel.
Il est aussi recommandé d’intégrer la procédure de note de frais dans le livret d’accueil remis à chaque salarié lors de son entrée dans l’entreprise.
Sommaire
Pourquoi mettre en place une procédure de note de frais pour les salariés de l’entreprise ?
Une procédure de note de frais distribuée à l’ensemble des salariés est indispensable pour de nombreuses raisons :
Uniformité
En distribuant une procédure de note de frais à tous les salariés, l’entreprise s’assure que tous les salariés comprennent les règles et les procédures de gestion des notes de frais. Cela permet de garantir l’uniformité de la politique de note de frais au sein de l’entreprise et facilite le travail du service comptable.
Transparence
Une procédure de note de frais distribuée à tous les salariés permet de garantir la transparence dans le processus de gestion des notes de frais. Tous les salariés savent exactement quelles sont les dépenses autorisées, les limites de dépenses, les modalités de remboursement, etc.
Réduction des erreurs
En fournissant une procédure de note de frais à tous les salariés, l’entreprise peut réduire les erreurs et les incohérences dans le processus de gestion des notes de frais. Les salariés auront une référence claire pour remplir correctement leur note de frais et éviter des erreurs de traitement.
Respect de la loi et lutte contre les fraudes
La gestion des notes de frais est soumise à des réglementations et des lois. Par une procédure, l’entreprise peut garantir le respect des lois et des règles en vigueur et lutter contre les fraudes fréquentes dans les notes de frais.
Économiser du temps et d’argent
Une procédure de note de frais clairement établie permet de réduire les délais de traitement et les coûts associés. Les salariés sont mieux informés et ont plus de chances de remplir leur note de frais correctement du premier coup, ce qui réduit les coûts liés aux erreurs et aux retards. De plus, une note de frais correctement rempli avec les bons justificatifs permet de faciliter la récupération de la TVA sur des notes de frais et est une source d’économie importante pour l’entreprise.
Exemple de procédure de note de frais en entreprise
Article 1 – Engagement des dépenses
Le salarié ne peut engager des dépenses que dans l’intérêt de sa mission et après avoir obtenu l’autorisation de sa hiérarchie directe.
Article 2 – Collecte des pièces justificatives
Avant d’établir une note de frais, le salarié doit collecter toutes les pièces justificatives de ses dépenses, telles que les factures, les reçus, les tickets de caisse, etc. Des frais sans justificatifs associés ne pourront pas être acceptés par le service de comptabilité.
Les pièces justificatives doivent être ensuite mises dans une enveloppe et qui sera ensuite annexée au formulaire de note de frais.
Article 3 – Utiliser le modèle de note de frais de l’entreprise
Le salarié doit impérativement créer sa note de frais en utilisant un formulaire de note de frais standard fourni par l’entreprise. Cette note de frais doit inclure toutes les dépenses effectuées ainsi que les pièces justificatives correspondantes avec le détail de la TVA (en particulier les dépenses de restauration). Le formulaire est ensuite signé par le salarié.
Article 4 – Validation de la note de frais
Une fois que la note de frais est complète, le salarié doit la soumettre à son manager (N+1). Le manager vérifiera la conformité des dépenses et des justificatifs avant de valider et de signer la note de frais.
La note de frais est ensuite revérifiée, contresignée par le service de comptabilité et enregistrée dans le système d’information de l’entreprise.
Article 5 – Remboursement de la note de frais au salarié
Une fois la note de frais validée, l’entreprise procédera au remboursement des dépenses engagées par le salarié. Ce remboursement sera effectué sur le compte bancaire du salarié dans les 10 jours qui suivent son enregistrement en comptabilité.
Article 6 – Indemnités kilométriques
Si le salarié doit pour les besoins de l’entreprise à utiliser son véhicule personnel, il sera remboursé selon les règles et les montants fixés par dernier barème kilométrique de la Sécurité sociale en vigueur. L’indemnité kilométrique sera fonction du nombre de kilomètres parcourus et de la puissance fiscale du véhicule.
Article 7 – Audit des notes de frais :
L’entreprise effectuera de façon régulière un audit des notes de frais pour s’assurer que les dépenses sont conformes à la politique de l’entreprise et que les pièces justificatives sont correctes. Les erreurs ou les fraudes seront signalées, traitées en conséquence et pourront donner lieu à un remboursement par le salarié.
