Les entreprises du monde entier perdent chaque année des sommes conséquentes en raison de la fraude sur les notes de frais par les salariés. Les fraudes qui reviennent le plus souvent sont généralement :
Sommaire
Les dépenses non professionnelles
Les employés comme les dirigeants doivent impérativement savoir ce qui est défini comme une dépense professionnelle. Cette dernière doit être très précise quant aux types de dépenses autorisées. Il est important d’éduquer les employés comme les dirigeants en mettant en place une politique de dépenses stricte où doit figurer ce qui est remboursable, ce qui ne l’est pas, et comment traiter les cas exceptionnels.
Les doubles facturations
La double facturation est plus présente que l’on imagine. Certains salariés n’hésitent pas à utiliser des méthodes parallèles pour obtenir un remboursement un peu plus important. Il peut arriver que certains frais soient comptés deux fois : une fois en donnant un reçu par carte bancaire et un second pour un paiement effectué en espèces. Ceci est particulièrement courant sur les frais de bouche. Seule la technologie peut permettre l’identification automatique de la double facturation.
Le kilométrage de voiture inexpliqué
L’utilisation de son véhicule personnel dans le cadre de déplacements professionnels ouvre droit au salarié, sous conditions, au remboursement des frais kilométriques par l’employeur, sous forme d’indemnité kilométrique forfaitaire ou au réel. Le calcul des frais kilométriques et de l’indemnité kilométrique répond à des normes strictes. La déclaration manuelle de ces kilomètres entraîne parfois une augmentation du montant remboursé. Sachant qu’il est très chronophage de vérifier manuellement chaque route, nombreuses entreprises se fient à la déclaration du collaborateur.
Des pourboires trop généreux
Les voyageurs qui laissent régulièrement de gros pourboires peuvent aussi mettre l’argent dans leur poche. Cet élément est un des plus compliqués à gérer et anticiper, notamment lorsqu’ils apparaissent en devise étrangère. L’utilisation obligatoire d’une carte d’entreprise peut contribuer à prévenir de tels frais excessifs et à faciliter la détection des abus.
Comment éviter les fraudes sur les notes de frais ?
Lorsqu’on sait que les entreprises perdent en moyenne 2% de leurs revenus par manque de contrôle sur leurs frais professionnels, il est important de réagir quelle que soit la taille ou l’industrie.
Déjà, il est important d’avoir une procédure bien comprise par les salariés ainsi qu’un modèle de note de frais adapté pour le remboursement.
Ensuite, pour détecter les fraudes aux dépenses dans une entreprise est d’utiliser un logiciel d’automatisation de la gestion des dépenses.
Ainsi, l’entreprise peut détecter les transactions en double, envoyer des alertes automatiques, scanner et analyser facilement toutes les factures des employés.
Certains logiciels permettent de mettre en place des contrôles qui aident à déceler les transactions réalisées deux fois et envoyer des alertes automatiques. Le service financier n’a plus à examiner manuellement les relevés papier ou les feuilles de calcul pour découvrir ces doubles transactions.
Foire aux questions (FAQ) sur les notes de frais
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