En cas de litige sur des factures de votre fournisseur, il ne vous suffit pas d’adresser une lettre de contestation. Il faut vous aller plus loin et vous assurer que les factures sont effectivement annulées comptablement par votre fournisseur et qu’il vous ai adressé un avoir en bonne et due forme.
En effet, en comptabilité pour annuler une facture, il faut obligatoirement générer un avoir du montant de la facture.
Si l’avoir n’est pas réceptionné, la facture de votre fournisseur reste en attente dans votre comptabilité, soit en compte d’attente, soit en charge et éventuellement compensée par une écriture comptable « d’avoir à recevoir ».
Par ailleurs, sans la réception d’un avoir de votre fournisseur, il vous sera délicat de vous en « débarrasser » de la facture. Bien souvent, il vous faudra attendre le délai de prescription en matière commerciale de 5 ans (contre 10 ans avant la Loi n°2008-561 du 17 juin 2008) pour pouvoir nettoyer votre comptabilité.
Ci-dessous un courrier de contestation d’une facture accompagnée d’une demande d’avoir comptable à votre fournisseur :
Contestation facture et modèle courrier demande avoir
<Sur papier entête>
<Nom du Client>
<Adresse du client>
<Nom ou prénom interlocuteur>
<Ville>, le <Date du jour>
Objet : Contestation facture N° <Numéro> et demande d’avoir
Par lettre recommandée avec AR <Reporter le numéro>
Madame, Monsieur
Nous faisons suite à notre dernière conversation téléphonique et nos échanges précédents, pour vous confirmer que nous contestons la facture N° <Numéro>.
<Expliquer les motifs de contestation de la facture>
En conséquence, nous vous demandons de bien vouloir nous adresser un avoir du montant intégral de la facture N° <Numéro> afin de lever le litige.
Dans l’attente de cette pièce comptable, votre facture reste au contentieux.
En espérant que ce courrier suffira à lever rapidement le litige, nous vous prions d’agréer, Madame Monsieur, l’expression de nos sentiments les meilleurs
<Nom ou prénom signataire>
<Fonction>
<Signature>
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