Informer par mail ses clients et fournisseurs de la fermeture annuelle de l’entreprise ou d’une administration est essentiel pour maintenir une relation professionnelle transparente et efficace. Cette démarche permet aussi à anticiper les besoins, d’organiser les livraisons ou services avant la pause, et d’éviter tout malentendu concernant la disponibilité des équipes.
Cela renforce également l’image d’une entreprise prévoyante et soucieuse de ses partenariats, tout en offrant à vos interlocuteurs l’opportunité de planifier leurs propres activités en conséquence.
Par ailleurs, il est conseillé de maintenir un numéro de téléphone ou un mail en cas d’urgence aussi bien pour le service après-vente que pour la direction de l’entreprise.
En complément, vous pouvez aussi publier les informations sur les réseaux sociaux et votre site Web. Ci-dessous deux exemples à personnaliser :
Sommaire
Exemple de mail d’information de la fermeture annuelle de l’entreprise avec un service minimum
Objet : fermeture annuelle de <Nom de l’entreprise>
La direction informe son aimable clientèle de la fermeture annuelle de l’entreprise, du <Date de début> au <Date de fin>.
L’entreprise rouvrira ses portes le <Date de réouverture>.
Durant cette période nos services seront fermés. Cependant en cas d’urgence, vous pouvez joindre notre service Après-vente à ce numéro de téléphone <Numéro de téléphone>.
Notre direction reste joignable par mail à cette adresse <E-mail>.
Nous vous prions de bien vouloir nous excuser pour la gêne occasionnée.
Bien cordialement.
<Nom et prénom>
<Signature électronique>
Exemple de mail d’information de la fermeture annuelle de l’entreprise sans service minimum
Objet : fermeture annuelle de <Nom de l’entreprise>
Chers clients et partenaires,
Nous vous informons que notre entreprise sera fermée du <Date de début> au <Date de fin> inclus pour notre fermeture annuelle.
Durant cette période, nos bureaux, ateliers et services ne seront pas accessibles. Nous vous invitons à anticiper vos besoins et à passer vos commandes ou transmettre vos demandes avant le <Date limite pour traitement> afin d’assurer leur traitement dans les délais.
Nos équipes seront ravies de vous retrouver dès le <Date de réouverture>, prêtes à répondre à vos besoins et à poursuivre notre collaboration.
Nous vous remercions de votre compréhension et restons à votre disposition pour toute question ou information complémentaire avant cette période.
Cordialement.
<Signature électronique>
Foire aux questions (FAQ) sur la nécessité d’informer de la fermeture annuelle de l’entreprise
Télécharger un modèle de mail d’information de la fermeture annuelle de l’entreprise
Pour utiliser et personnaliser un des exemples de mail proposés pour informer de la fermeture annuelle de l’entreprise, il suffit de faire un « Copier & Coller » du texte de cet article dans votre traitement de texte (Microsoft Word ou Writer d’Open Office) ou dans votre logiciel de messagerie électronique.
Votre avis et vos conseils pour informer de la fermeture annuelle de l’entreprise nous intéressent
Dites-le-nous dans les commentaires. MERCI.
