Les salariés représentant une association type loi 1901 ou une mutuelle dans une instance de concertation instituée par l’État peuvent bénéficier d’un congé pour participer aux réunions organisées. Ces autorisations sont limitées à 9 jours ouvrables par an.
L’employeur a, cependant, la faculté de refuser d’accorder ce droit au salarié, s’il considère, après avis du comité d’entreprise ou, à défaut, des délégués du personnel, que cette absence aurait des conséquences préjudiciables pour le bon fonctionnement de l’entreprise (art. L. 3142-54 du Code du travail).
Cette possibilité lui est également offerte, si le nombre de salariés ayant bénéficié de ce congé au cours de l’année atteint déjà le quota maximum fixé par l’article R. 3142-28 du Code du travail.
Exemple de lettre de refus d’un congé de représentation
<Sur papier entête de l’entreprise>
<Nom + prénom du salarié>
<Adresse>
A <A compléter>, le <date du jour>
Objet : Notification du refus d’une autorisation d’absence
Par courrier recommandé avec accusé de réception
<N° du LRAR à reporter>
Madame, Monsieur,
Par la présente, nous vous confirmons que nous avons pris connaissance de votre demande d’autorisation d’absence pour représenter l’association <A compléter> (préciser le nom de l’organisme concerné) ou la mutuelle <A compléter> (préciser son nom) à une instance de concertation instituée par l’État.
Toutefois, après avis du comité d’entreprise (ou à défaut : des délégués du personnel), nous sommes au regret de vous informer que nous ne pouvons donner une suite favorable à votre demande. Votre absence à la date prévue aurait, en effet, des conséquences préjudiciables à la bonne marche de l’entreprise, eu égard aux éléments suivants : <A compléter> (Indiquer les motifs précis de ce refus; exemple : surcroît d’activité).
(Variante)
Toutefois, nous sommes au regret de vous informer que nous ne pouvons donner une suite favorable à votre demande. Le nombre de salariés ayant bénéficié du même congé dans l’année, à savoir <A compléter>, atteint en effet le maximum fixé par l’article R. 3142-28 du Code du travail.
Nous vous prions d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de nos sentiments distingués.
<Nom +prénom>
<Signature>
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