Les délégués du personnel doivent être reçus collectivement par la direction au moins une fois par mois (rythme obligatoire) à l’initiative de l’employeur (article L. 2315-8 al. 1 du code du travail).
A cet effet, une convocation individuelle doit être adressée à chaque délégué. Aucune forme n’est exigée quant à la convocation : l’employeur peut donc rédiger une lettre simple et la remettre en main propre. Elle doit, en revanche, préciser la date de la réunion, qui doit être fixée de sorte que les intéressés puissent remettre à l’employeur une note écrite exposant l’objet de leur demande 2 jours ouvrables avant la réunion.
Doivent assister à la réunion les délégués titulaires. Les délégués suppléants ont également la possibilité d’être présents, même en présence des premiers. Les délégués titulaires, ou, à défaut, les délégués suppléants en cas d’absence, peuvent se faire assister d’un représentant d’une organisation syndicale de leur choix.
NB : A cette réunion mensuelle obligatoire, viennent s’ajouter des réunions organisées sur demande d’un ou plusieurs délégués soit collectives en cas d’urgence, soit individuelles, soit par atelier, par service ou par catégorie (article L. 2315-8 al. 1 et 3 du code du travail). L’employeur ne peut refuser d’accéder à une telle demande.
Exemple de convocation des délégués du personnel à une réunion collective
<Sur papier entête de l’entreprise>
<Nom du délégué du personnel>
<Adresse>
A <Lieu>, le <date du jour>
Par courrier recommandé avec accusé de réception
<N° du LRAR à reporter>
Objet : Réunion collective avec la direction de l’entreprise
Madame, Monsieur,
Par la présente, nous vous prions de bien vouloir assister à la réunion collective des délégués du personnel qui aura lieu avec la direction, le <A compléter>, à <A compléter> heures, dans les locaux de l’entreprise (indiquer l’endroit précis où se tiendra la réunion).
A cet effet, nous vous saurions gré de bien vouloir nous remettre une note exposant l’objet de vos demandes deux jours ouvrables avant la date de la réunion.
Nous vous informons, par ailleurs, que seront exposées et discutées, en sus de vos demandes, les questions suivantes : <A compléter>.
Veuillez recevoir, Madame, Monsieur, nos salutations distinguées.
<Nom et prénom>
<Signature>
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