L’employeur, qui décide d’infliger une sanction à un salarié en raison de son comportement après s’être entretenu avec lui, doit notifier cette sanction, ainsi que ses motifs, par lettre remise en mains propres contre décharge ou par lettre recommandée avec avis de réception (art. L 1332-2 al. 4 et R. 1332-2).
Les motifs indiqués dans cette lettre lient l’employeur dans le sens où il ne pourra ultérieurement invoquer un fait distinct comme justification de la sanction intervenue.
L’absence de notification écrite et motivée peut entraîner l’annulation de la sanction par le juge.
D’autre part, la sanction prise à l’encontre du salarié doit être proportionnée aux faits fautifs.
Cette notification ne doit pas intervenir moins d’un jour franc ni plus d’un mois après la date à laquelle a eu lieu l’entretien (art. L. 1332-2 al. 4). Pour des raisons évidentes de preuve, la notification de la sanction disciplinaire doit être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception.
Lettre de notification de la sanction disciplinaire intervenue
<Sur papier entête de l’entreprise>
<Nom et prénom du salarié>
<Coordonnées du salarié>
<Ville>, le <Date du jour>
Objet : Notification de la prise d’une sanction disciplinaire
Par courrier recommandé avec accusé de réception
<N° du LRAR à reporter>
Madame, Monsieur,
Suite à l’entretien que nous avons eu ensemble le <A compléter>, nous vous informons que nous avons décidé de prendre à votre encontre une mesure disciplinaire eu égard au comportement fautif que vous avez eu, à savoir : <A compléter> (préciser les faits). La sanction retenue à cet effet est la suivante : <A compléter>.
(À ajouter, le cas échéant)
Cette sanction comportant une modification substantielle de votre contrat de travail conclu le <A compléter>, vous pouvez soit accepter ladite modification en nous renvoyant l’avenant modificatif ci-joint avant le <A compléter>, soit la refuser. Sachez, toutefois, qu’à défaut d’acceptation de votre part dans le délai fixé ci-dessus, nous nous réservons le droit de résilier votre contrat pour motif disciplinaire.
Nous vous conseillons vivement de prêter attention, à l’avenir, à vos agissements afin d’éviter la prise d’une nouvelle sanction beaucoup plus fâcheuse, pouvant aller jusqu’au licenciement pour faute grave. Celui-ci peut, en effet, être justifié du fait de tous vos comportements fautifs, précédents même déjà sanctionnés.
Je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes sentiments distingués.
<Nom et prénom>
<Fonction>
<Signature>
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