Qui n’a jamais participé à une réunion qui s’éternise, qui n’aboutit à rien ou pire s’envenime.
Ainsi, une réunion mal orchestrée s’avère le plus souvent inutile et une perte de temps pour tous.
Pour éviter ces situations, des règles d’organisation doivent être communiquées et acceptées préalablement, par tous les participants à la réunion.
Vous trouverez ci-dessous un modèle de charte de conduite de réunion. Pour être bien comprise, la charte doit être affichée au sein des locaux de l’entreprise ou de l’administration et diffusée auprès de l’ensemble des collaborateurs par mail ou via la plate-forme collaborative.
Sommaire
Charte de conduite de réunion
Avant la réunion :
- S’assurer la disponibilité de la salle,
- S’assurer de la présence du matériel (vidéoprojecteur, tableau blanc nettoyé, feutres, etc.).
Durant la réunion :
- Rappeler l’ordre du jour,
- Désigner les rôles suivants pour chaque réunion,
- Qui est le rapporteur (prise de notes et rédaction du compte rendu),
- Qui est le garant du temps (pour chaque point de l’ordre du jour, un temps doit être imparti et respecté),
- Qui est le facilitateur (médiation lors des discussions nécessitant un arbitrage),
- S’il s’agit d’une série de réunions, faire en début de séance un récapitulatif des décisions prises lors des rencontres précédentes.
À la fin de la réunion :
- Établir un relevé de décisions avec l’ensemble des participants, mettant en exergue les décisions importantes prises,
- Planifier la prochaine réunion et annoncer les points principaux qui seront mis à l’ordre du jour.
Après la réunion :
- Le rapporteur doit rapidement diffuser (moins de deux jours après la réunion) le compte rendu à tous les participants.
Télécharger une charte de conduite de réunion
Pour utiliser et personnaliser, ce modèle de charte de conduite de réunion en entreprise, il vous suffit de faire un « Copier-coller » du texte de cet article dans votre traitement de texte (Microsoft Word ou Writer d’OpenOffice).
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