La structure d’une lettre de motivation n’est guère différente que celle d’une lettre commerciale. Des règles d’usage doivent impérativement être respectées. Une lettre de motivation doit comporter 5 blocs de texte :
- L’entête de la lettre,
- L’adresse du destinataire et la date du jour,
- Les références,
- Le corps de la lettre,
- La formule de politesse et la signature.
L’en-tête de la lettre de motivation :
Il doit y être indiqué vos coordonnées, votre nom et prénom, votre adresse postale, vos coordonnées téléphoniques et votre mail. Un conseil sur le mail, ayez une adresse mail la plus neutre possible : prenom.nom.@alias_domaine.extension (yahoo.fr, gmail.com, free.fr ou autre …) ou mieux votre propre nom de domaine.
Éviter des adresses e-mail peu professionnelles de type « zaza69@hotmail.fr »
La zone de l’adresse du correspondant :
Cette zone est à droite et alignée sur la gauche (retrait de 9 cm). Elle contient le nom de la société ou celui du cabinet de recrutement, son adresse, le code postal et la ville. Pour le nom de votre correspondant, utilisez l’expression « A l’attention de Monsieur / Madame XXX « . Adressez si possible votre courrier à une personne en particulier. Si vous avez son prénom, notez le devant son nom. Il n’est alors pas nécessaire de le faire précéder de « Monsieur » ou « Madame ».
Les références et l’objet de la lettre :
En ouvrant votre courrier, le recruteur a bien vu qu’il s’agissait d’une candidature. Vous devez pourtant toujours lui indiquer l’objet de votre courrier et / ou les références de l’annonce à laquelle vous répondez.
- En réponse à une annonce, indiquez la référence de celle-ci,
- Indiquez l fonction à laquelle vous postulez,
- Précisez s’il s’agit d’un contrat spécifique (par exemple alternance),
- Dans le cadre d’un contrat de stage ou d’un contrat d’alternance, indiquez les dates ou la durée qui vous intéressent.
Le corps de la lettre de motivation :
Le corps de la lettre se décompose lui-même en 4 parties :
- Une introduction dont l’objectif est de capter l’intérêt de votre interlocuteur. Vous pouvez parler l’entreprise à laquelle vous postulez, des informations sur le poste que vous avez pu obtenir. Si vous répondez à une annonce, rappelez les points forts de l’annonce que vous avez jugés intéressants. Dans cette partie, évitez de parler de vous-même.
- Un développement : Vous devez faire le lien avec votre propre expérience professionnelle, vos apports, votre savoir-faire plutôt que vos qualités, vos expériences professionnelles voir extra-professionnelles. Parlez de vous, citez des exemples tirés de votre expérience, montrez ce que vous pouvez apporter à l’entreprise, donnez du poids à vos arguments et si besoin en citant des chiffres, des résultats.
- Une proposition de rencontre, avec une date pour rappeler l’entreprise et convenir d’un rendez-vous prochain.
- Une formule de politesse simple et surtout sans fioriture. Ajoutez le titre de la personne si vous le connaissez. Par exemple, cette formule conviendra parfaitement : « Dans cette attente, je vous prie, Madame, Monsieur, de bien vouloir agréer l’expression de mes salutations distinguées. »
La signature :
Votre prénom et nom. Pensez-à bien aligner sur la gauche la signature et au même niveau que l’adresse et gardez un espace suffisamment aéré (mais pas un fossé). La signature ne doit être ni trop petite ni surdimensionnée par rapport à la lettre elle-même. Si vous envoyer par mail, inutile d’intégrer votre signature scannée, cela n’apporte que peu de valeur.
La structure d’une lettre de motivation en image :
La ponctuation :
Quelques règles de ponctuation à connaitre :
- Un espace après le point et la virgule,
- Un espace avant et après pour le point-virgule et les deux-points.
Votre vérificateur orthographique s’il est bien configuré doit vous signaler ces erreurs.
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En fait, vous avez mille fois raison. Je ne comprends pas qu’aujourd’hui personne ne sache écrire et structurer une lettre. Je note que vous avez oublié les règles de ponctuation qui comme le reste passent à la trappe.
Re / bonjour Laurence
Structurer une lettre est un exercice indispensable en entreprise. Or nombre de candidats, ne connaissent pas les règles élémentaires de présentation d’une lettre, de ponctuation. Une fois en poste, il faut tout leur apprendre.
Bonjour, nous avons rajouté quelques règles de ponctuation élémentaires. Merci