L’assemblée générale des copropriétaires doit se réunir au moins une fois par an (article 7 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967).
La date de réunion de l’assemblée est fixée soit par le règlement de copropriété, soit déterminée par le syndic.
La convocation de l’assemblée générale fait partie des attributions du syndic.
Sont ainsi de sa compétence, la préparation de l’assemblée, l’établissement de l’ordre du jour, l’envoi des convocations et des documents complémentaires.
Il peut être assisté dans cette tâche par le conseil syndical.
La convocation pour être valable doit être notifiée à l’ensemble des copropriétaires soit par courrier (lettre recommandée avec demande d’avis de réception), soit par remise contre récépissé ou émargement (article 13 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967).
Le défaut de convocation d’un seul copropriétaire peut entraîner la nullité des décisions prises par l’assemblée (Cass. civ. III, 26 octobre 1983).
La convocation doit parvenir aux copropriétaires vingt et un jours au moins avant la date de tenue de l’assemblée, à moins que le règlement de copropriété n’ait fixé un délai plus long. Ce délai peut toutefois être raccourci en cas d’urgence (art. 9 al. 2 du décret du 17 mars 1967).
La convocation doit, à peine de nullité, déterminer l’ordre du jour et contenir l’indication relative aux modalités de consultation des pièces justificatives de charges lorsque l’assemblée est appelée à approuver les comptes.
Les documents à joindre à la convocation sont fonction de la nature des questions qui figurent à l’ordre du jour.
Enfin, la convocation doit contenir l’indication des lieu, date et heure de la réunion (art. 9 al. 1 du décret du 17 mars 1967).
Exemple de convocation de l’Assemblée Générale des copropriétaires
<Nom du Syndic>
<Coordonnées>
<Nom du copropriétaire >
<Adresse>
A <A compléter>, le <A compléter>
Objet : convocation à une assemblée générale de copropriété
Par lettre recommandée avec accusé de réception
Madame, Monsieur,
J’ai l’honneur de vous informer que je convoque ce jour l’assemblée générale des copropriétaires de l’immeuble sis à <A Compléter>, rue <A Compléter>, N°<A Compléter>, qui se tiendra le <A Compléter>, à <A Compléter> heures, à <A Compléter>.
Cette assemblée sera appelée à délibérer sur l’ordre du jour suivant :
<A Compléter>
(Indiquer précisément l’objet de chaque question et joindre à la convocation tout document correspondant).
Si vous souhaitez que d’autres questions soient portées à l’ordre du jour, vous devez les faire connaître par lettre recommandée avec accusé de réception dans le délai de six jours à compter de la réception de la présente convocation, conformément aux dispositions de l’article 10 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967.
Dans le cas où vous ne pourriez assister personnellement à la réunion du <A Compléter>, nous vous rappelons que vous avez la faculté de vous faire représenter par un mandataire de votre choix muni de la procuration ci-jointe à remettre, complétée et signée par le représentant, au secrétaire de séance de l’assemblée générale du <A Compléter>.
Je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes sentiments distingués.
<Nom et prénom>
<Signature>
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