Un contrôle URSSAF commence par la réception d’un « avis de contrôle » en LRAR, vous informant qu’un inspecteur se déplacera prochainement dans les locaux de votre entreprise afin de procéder à un contrôle sur l’application des législations de Sécurité sociale, d’assurance chômage et de la garantie des salaires (AGS).
La période de contrôle est indiquée sur le courrier et ne va pas au-delà de 3 ans. Si le bilan de l’année précédente, n’a pas été déposé, il échappe pour l’essentiel au périmètre du contrôle.
Les vérifications s’inscrivent dans les conditions prévues aux articles L.243-7 à L.243-13, L.114-14 à L.I14-16, R.243-59 et suivants du Code de la Sécurité sociale.
Lors du contrôle, vous avez la faculté de vous faire assister par le conseil de votre choix.
À noter, l’existence de « Charte du cotisant contrôlé« , dont le modèle est fixé par arrêté du ministre chargé de la Sécurité sociale, et qui est consultable sur le site Chartre des cotisants à l’Urssaf. Ce document vous présente la procédure de contrôle et les droits dont vous disposez pendant son déroulement, tels qu’ils sont définis par le Code de la Sécurité sociale.
Sommaire
Liste des documents à préparer pour le contrôle URSSAF :
Ci-dessous une liste non exhaustive des documents susceptibles de vous être demandés lors du contrôle.
- Livres, fiches individuelles et bulletins de paie,
- Déclarations de l’année en cours,
- Certificat de validation TDS normes,
- Convention collective applicable dans l’entreprise,
- Registre unique du personnel,
- Contrats de travail ouvrant droit à une exonération de cotisations,
- Les états justificatifs mensuels des allégements loi Fillon,
- États justificatifs des aides et allégements liés à la réduction du temps de travail,
- Accord de réduction du temps de travail,
- Convention ARTT conclue entre l’État et l’entreprise ou déclaration adressée à la DDTEFP,
- Contrats de retraite et prévoyance,
- DAS2 (honoraires et commissions),
- États annuels CNPO,
- Déclarations à la CCVRP,
- Double des déclarations de régularisation annuelle (DRA) adressées à Pôle emploi (ou aux ASSEDIC),
- Doubles des attestations mensuelles individuelles adressées à Pôle emploi concernant les salariés intermittents du spectacle,
- Doubles des avis de versement régularisateur annuel adressés à Pôle emploi (ou aux ASSEDIC),
- Balances générales, bilans et comptes de résultats,
- Livres de comptabilité et pièces comptables,
- DADS des 3 dernières années, bordereaux de l’année en cours,
- État de rapprochement comptabilité/DADS,
- Pièces justificatives de frais de déplacements,
- Comptabilité du Comité d’entreprise,
- Comptabilité du Comité des Œuvres sociales ou de l’Amicale du personnel,
- État fiscal des stock-options,
- Déclarations fiscales et sociales des revenus professionnels des 4 dernières années,
- Justifications des déductions provenant d’autres activités indépendantes,
- Compte administratif et pièces comptables,
- Documents administratifs et juridiques,
- Extrait de votre inscription au registre du commerce et/ou au répertoire des métiers,
- Statuts et registres des délibérations,
- Contrats et accords liés à l’épargne salariale (participation, intéressement, PEE, PPESV, etc.),
- Rapports du Commissaire aux comptes,
- Conclusions du dernier contrôle fiscal,
- Plans et règlements de Stocks options et/ou actions gratuites,
- Décision éventuelle de Pôle emploi (ex ASSEDIC /GARP) sur la participation au régime d’assurance chômage du mandataire social ou associé. Ce document est notamment nécessaire pour la vérification des exonérations de cotisations dont le bénéfice s’applique uniquement aux personnes relevant du champ d’application de l’assurance chômage (par exemple, les réductions générales des cotisations). En l’absence de décision, il convient de solliciter, dès réception de ce courrier, une étude auprès de pôle emploi, concernant la participation au régime d’assurance chômage de ces catégories de salariés. Le dossier à remplir est disponible sur le site de Pôle emploi.
Les points essentiels contrôlés par l’Inspecteur :
Les contrôleurs URSSAF vont généralement à l’essentiel et vérifie prioritairement les éléments les plus sensibles et sur lesquels portent la majorité des redressements :
- La régularité du calcul des charges sociales dans l’entreprise,
- Les dispositifs d’exonération ou d’abattement de charges sociales (dispositif Fillon, JEI, etc.),
- Les avantages en nature (véhicule de société, chèques-repas, chèques vacances, chèques cadeaux, etc.),
- Les notes de frais (indemnités kilométriques, remboursement de frais, etc.),
- Les indemnités de stage.
Ces éléments doivent particulièrement être bien préparés et documentés le jour du contrôle.
Le déroulement du Contrôle :
Le contrôle démarre toujours par un entretien préalable entre l’inspecteur et le chef d’entreprise (ou son représentant).
Ensuite, l’inspecteur examine les pièces mises à sa disposition.
Lors du contrôle, l’inspecteur peut être amené à demander des explications et des informations complémentaires sur les documents présentés.
Contrairement aux contrôles fiscaux, le contrôle URSSAF est généralement rapide : une journée maximum dans l’entreprise.
A la fin du contrôle, un entretien de clôture a lieu durant lequel l’inspecteur indique les points qui posent un problème et pouvant faire l’objet d’une lettre d’observation.
La lettre d’observation et les possibilités d’appels :
S’il y a lieu, l’entreprise reçoit une lettre d’observations en recommandé. En réponse, l’entreprise peut également faire part de ses observations dans le délai de trente jours conformément aux dispositions de l’article R.243-59 du Code de la Sécurité sociale. Passé ce délai, les services de l’URSSAF vous adresseront un avis de mise en recouvrement.
En réponse à vos observations, l’Inspecteur vous adresse une réponse.
Si l’inspecteur persiste dans le redressement et si vous souhaitez contester cette décision, il vous est possible de saisir la commission de recours amiable dans un délai de deux mois.
Si les procédures hiérarchiques ne vous donnent pas satisfaction, vous pouvez porter votre dossier devant les juridictions administratives dans le cadre d’une procédure judiciaire.
En téléchargement, la charte du cotisant URSSAF contrôlé (version 2018).
Originally posted 2018-05-06 18:01:54.
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Très bon article, pensez juste à actualiser le logo de l’Urssaf 😉
Bonjour,
Pouvez vous me dire à quoi correspond le Certificat de validation TDS normes et ou puis je le trouver?
Cordialement