Lors d’un contrôle fiscal et si sa comptabilité est tenue au moyen de systèmes informatisés (ce qui est toujours le cas aujourd’hui), l’entreprise est obligée de mettre à disposition du contrôleur les documents comptables sous la forme d’une copie des écritures comptables conformément aux disposition de l’article A. 47A-1 du Livre de procédures fiscales.
Les fichiers de comptabilité sont en principe détruits à la fin des opérations de contrôle fiscal.
Ci-dessous une procédure d’exportation de votre comptabilité dans le format attendu des impôts pour le logiciel de comptabilité SAGE 100 et 30 :
1 – Le logiciel doit être positionné sur l’exercice requis :
Menu Fenêtre : sélectionner l’exercice (celui-ci doit être coché)
2 — Exportation données comptables (écritures) :
- Menu Fichier / Exporter / Format Sage, html…
(« Format Ligne 100 et 30, html… » sur les anciennes versions).
- Boite de dialogue « Ouvrir le modèle d’export » : cliquer sur le bouton « Nouveau » (en bas a droite).
- Boite de dialogue « Enregistrer le modèle d’export » : donner un nom de fichier (ECxx, xx représentant les deux derniers chiffres de l’année de clôture ; Exemple : pour un exercice du 01/10/2010 au 30/09/2011 : « EC11 »), puis cliquer sur le bouton « Enregistrer« .
- Fenêtre « Liaison externe: ECxx.mma » :
Activer la liste déroulante « Fichier » et sélectionner le fichier « Écritures comptables » Valider par la touche « Entrée » du clavier.
Cliquer sur le bouton « Exporter » (bande magnétique en haut a droite). Donner un nom de fichier (ECxx, xx représentant les deux derniers chiffres de l’année de clôture) en conservant le format texte propose par défaut.
Cliquer sur le bouton « Enregistrer » : (‘exportation se déroule alors automatiquement.
- Renouveler l’opération pour chacun des exercices vérifiés.
- Seuls les fichiers avec une extension *.txt doivent être transmis.
3 — Export des comptes :
Créer un modèle d’export nommé « PCT » en reprenant la démarche suivie pour l’export des écritures comptables.
Fenêtre « Liaison externe: PCT.mma » :
- Activer la liste déroulante « Fichier » et sélectionner le fichier « Comptes généraux » Valider par la touche « Entrée » du clavier.
- Activer la liste déroulante « Fichier » et sélectionner le fichier « Comptes tiers » Valider par la touche « Entrée » du clavier.
- A ce stade, la fenêtre doit comprendre deux lignes, une pour chacun des fichiers sélectionnés.
- Cliquer sur le bouton « Exporter » (bande magnétique en haut à droite). Donner un nom de fichier (PCT) en conservant le format texte propose par défaut.
- Cliquer sur le bouton « Enregistrer » : seul le fichier avec une extension *.txt doit être transmis.
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