Le procès-verbal d’assemblée a pour objet de refléter les débats et consigner les résolutions adoptées.
Il est établi par le secrétaire de séance au fur et à mesure des débats. Il est contrôlé et signé, éventuellement sous forme électronique (art. 1316-4 al. 2 du Code civil), à la fin de la séance par le président de séance, le secrétaire et les scrutateurs. Il peut aussi, pour des raisons pratiques évidentes, être établi ultérieurement après transcription fidèle en cours de séance du texte des résolutions et du résultat des votes (article 17 al. 1 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967).
Il n’est pas nécessaire que le procès-verbal reproduise l’intégralité des débats, mais il doit en présenter un résumé précis.
Le procès-verbal doit impérativement mentionner le texte de chaque résolution et, sous celui-ci, le résultat de chaque vote. Il précise les noms et nombre de voix des copropriétaires qui se sont opposés à la décision, ceux qui se sont abstenus et relate les éventuelles réserves formulées (article 17 al. 2 du décret du 17 mars 1967).
Il doit être consigné sur un registre spécialement ouvert à cet effet (article 17 al. 4 du décret du 17 mars 1967), éventuellement tenu sous forme électronique (art. 1316-1 et s du Code civil).
Exemple procès-verbal d’assemblée générale des copropriétaires en date du <A compléter>
L’an <A compléter>, le <A compléter>, à <A compléter> heures,
Messieurs, les copropriétaires de l’immeuble sis à <A compléter>, rue <A compléter>, n°<A compléter>, se sont réunis en assemblée générale à <A compléter> sur la convocation qui leur a été adressée par M <A compléter> <A compléter>, syndic de l’immeuble, par lettre recommandée avec demande d’avis de réception.
Il a été établi une feuille de présence émargée par chaque copropriétaire présent ou par leur mandataire pour les copropriétaires représentés.
La feuille de présence permet de constater que les copropriétaires présents ou représentés détiennent ensemble <A compléter>/millièmes des parties communes, soit <A compléter> voix.
Sont absents :
M <A compléter> <A compléter>, titulaire de <A compléter>/millièmes,
M <A compléter> <A compléter>, titulaire de <A compléter>/millièmes,
<A compléter>,
La séance est ouverte sous la présidence de M <A compléter>, M <A compléter>, <A compléter> syndic, est désigné comme secrétaire.
M <A compléter> <A compléter>, président et M <A compléter> <A compléter> syndic signent la feuille de présence qu’ils certifient exacte après nouvelle vérification.
Le président rappelle ensuite que l’assemblée est réunie à l’effet de délibérer sur l’ordre du jour suivant :
1° Approbation des comptes de l’exercice écoulé,
2° Quitus au syndic,
3° Approbation du budget prévisionnel,
4° <A compléter>.
Le président déclare les débats ouverts.
Après un échange de vues, le président met aux voix les résolutions proposées à l’assemblée générale :
PREMIÈRE RÉSOLUTION
Après examen du compte des recettes et des dépenses de l’exercice écoulé, de l’état des dettes et des créances, et de la situation de la trésorerie (ajouter le cas échéant : ainsi que du montant du solde du compte bancaire (ou : postal) ouvert au nom du syndicat), l’assemblée générale approuve les comptes de l’exercice écoulé.
Cette résolution est adoptée à <A compléter> (indiquer la majorité obtenue).
S’opposent à cette décision M <A compléter>, M <A compléter>.
S’abstiennent M <A compléter>, M <A compléter>.
DEUXIÈME RÉSOLUTION
Quitus est donné au syndic pour sa gestion au cours de l’exercice écoulé.
Cette résolution est adoptée à <A compléter> (indiquer la majorité obtenue).
S’opposent à cette décision M <A compléter>, M <A compléter>.
S’abstiennent M <A compléter>, M <A compléter>.
TROISIÈME RÉSOLUTION
Après examen du budget prévisionnel présenté et des documents comptables y afférents, l’assemblée approuve ledit budget prévisionnel.
Cette résolution est adoptée à <A compléter> (indiquer la majorité obtenue).
S’opposent à cette décision M <A compléter>, M <A compléter>
S’abstiennent M <A compléter>, M <A compléter>.
QUATRIÈME RÉSOLUTION
<A compléter>
L’ordre du jour étant épuisé et personne ne demandant plus la parole, la séance est levée à <A compléter> heures.
Le président | Le secrétaire | Les scrutateurs |
Vous pouvez également télécharger gratuitement notre modèle de courrier de procès-verbal d’assemblée générale des copropriétaires au format PDF, ici : Modèle de procès-verbal d’Assemblée – format PDF
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