Le prélèvement est le meilleur moyen de paiement pour garantir le règlement des factures. En effet, à la date d’échéance, il vous suffit d’adresser l’ordre de prélèvement à votre banque et d’obtenir le paiement dans les jours qui suivent. Sauf en cas de litige, il est très rare que le client s’oppose au prélèvement. Rien de très étonnant que ce moyen de paiement soit imposé aux clients par tous les opérateurs télécoms afin d’optimiser leur gestion des impayés.
Par contre, pour pouvoir prélever directement sur le compte bancaire du client, il est obligatoire d’obtenir son accord en lui faisant signer un formulaire d’autorisation de prélèvement.
Rappelons, que le client peut se faire rembourser par sa banque un montant prélevé sur un compte bancaire, selon les délais suivants :
- Jusqu’à 8 semaines à partir de la date de débit, pour un prélèvement autorisé,
- Jusqu’à 13 mois, en cas de prélèvement non autorisé.
Ci-dessous un modèle de courrier pour demander à vos clients le règlement de vos factures par prélèvement SEPA, avec deux variantes, selon que ça soit prévu au contrat ou pas.
Exemple de courrier à vos clients de demande de paiement par prélèvement SEPA
<Sur papier entête de l’entreprise>
<Raison sociale du client>
<Adresse du client>
<Code Postal> <Ville>
<Ville>, le <Date du jour>
Objet : Mode de règlement de vos factures
Madame, Monsieur
Nous souhaitons automatiser le règlement de vos factures en vous proposant d’opter pour le prélèvement « comme prévu à votre contrat » (1) ou « par mesure de simplification » (1).
Pour cela, nous vous remercions de bien vouloir nous retourner le mandat de prélèvement SEPA, joint à ce courrier, complété de vos coordonnées bancaires, daté et signé.
Le document est à adresser à la société <Coordonnées de la société> à l’attention du « service comptabilité« .
A réception de votre mandat de prélèvement, les factures envoyées feront l’objet d’un prélèvement en fin de mois de la date d’émission de la facture.
Vous conservez bien entendu le pouvoir de rejeter tout prélèvement dans le délai légal de 8 semaines à compter de la date de débit sur votre compte, sur simple demande auprès de votre banque.
Nous vous prions de croire, Madame, Monsieur, à l’assurance de notre considération distinguée.
<Nom et prénom>
<Fonction>
<Signature>
Pour utiliser et personnaliser ce modèle de courrier de demande de paiement par prélèvement SEPA, il vous suffit de faire un « Copier-coller » du texte de cet article dans votre traitement de texte (Microsoft Word ou Writer d’OpenOffice). Vous pouvez également télécharger gratuitement notre modèle au format PDF, ici : lettre de demande de paiement par prélèvement – format PDF.
(1) : rayer la mention inutile
Bonjour,
Un client peut-il refuser le prélèvement de ses factures ? Il est certain que c’est beaucoup plus facilement de gérer l’encours client avec le système de prélèvement.
Bonjour, comme indiqué, vous ne pouvez pas prélever vos factures sans autorisation client. Par contre, vous pouvez imposer le règlement par prélèvement contractuellement en rajoutant dans les conditions générales ou mieux dans les conditions particulières une phrase stipulant que « les factures feront l’objet d’un règlement par prélèvement mensuel sur le compte du client ». De plus, nous vous recommandons de joindre un formulaire de prélèvement bancaire au contrat et de faire signer le document en même temps que le contrat. Cordialement.