Modèle de courrier de remise d’un ordinateur portable à un salarié

La remise d’un ordinateur portable à un salarié ou tout objet présentant de la valeur pose de problèmes de responsabilités, de gestion et d’assurance contre lesquels la société doit se prémunir.

Une démarche simple, engageante est de faire signer au salarié un document au moment de la remise du matériel (téléphone, ordinateur portable ou tout autre matériel présentant de la valeur) et reprenant les caractéristiques du matériel mis à sa disposition.

Même s’il est conseillé à l’entreprise d’assurer le matériel désigné et de souscrire aux garanties « vol » et « bris de machine », en cas d’abus manifeste, la société pourra alors se retourner contre le salarié, sur la base de ce document.

Ci-dessous un modèle de document de remise, à personnaliser en fonction du type de matériel et de la situation contractuel du salarié :

Exemple de lettre de prêt d’un ordinateur portable à un salarié de l’entreprise

<Sur papier entête de l’entreprise>

<Nom et prénom du salarié>

<Coordonnées du salarié>

<Ville>, le <Date du jour>

Objet : Modalités de remise et de restitution d’un ordinateur portable

Madame, Monsieur,

Vous avez signé le <date de signature du contrat> avec la société <Raison sociale de l’entreprise>, un contrat de travail à durée déterminée, d’une durée de <nombre> mois, pour un poste de « Chargé de support en télétravail« .

Dans ce cadre, nous vous avons remis le <Date de remise de l’ordinateur>, un ordinateur portable de marque DELL, modèle E6410, numéro de série <A compléter>.

Nous vous demandons de tenir cet ordinateur dans un parfait état de fonctionnement et nous vous rappelons qu’il s’agit d’un outil de travail dont l’usage doit rester strictement professionnel.

Par ailleurs, cet ordinateur portable d’une valeur neuve de <A compléter> € est sous votre responsabilité et ne doit en aucun cas être laissé dans le coffre d’un véhicule ou tout autre endroit présentant des risques évidents de vol.

Vous vous engagez à restituer l’ordinateur portable à la société <Nom de la société> à la fin de votre contrat de travail, à la date du <date de fin du contrat>.

Pour la bonne forme, nous vous demandons de bien vouloir nous retourner une copie de ce courrier avec la mention « Bon pour accord », précédée de votre signature.

Nous vous prions d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de nos salutations distinguées.

<Nom et prénom>
<Fonction>
<Signature>

Pour utiliser et personnaliser ce modèle de courrier de remise d’un ordinateur portable à un salarié, il vous suffit de faire un « Copier-coller » du texte de cet article dans votre traitement de texte (Microsoft Word ou Writer d’OpenOffice). Pour rappel, notre article sur un modèle d’avenant dit « téléphone portable » au contrat de travail d’un salarié, ici : Modèle d’avenant de téléphone portable au contrat de travail.