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Les retards, absences et congés pris de façon désorganisées sont souvent source de tension au sein des entreprises.
Ci-dessous une procédure simplifiée à destination des entreprises et des administrations fixant les règles pour les absences, les retards et les congés. La procédure peut être affichée dans l’entreprise et transmise systématiquement aux nouveaux arrivants.
Modèle procédure de congés, de retards et d’absences
Les règles applicables pour les retards, les absences et les demandes de congés de chaque salarié de la société <Raison sociale> sont les suivantes :
1 – L’information en cas de retard ou absence
Quelle que soit la raison du retard ou de l’absence du salarié, la première règle est d’informer le plus rapidement possible la société de son retard prévisible ou de son absence. C’est par ailleurs une règle de politesse minimum. Cette information se fait pour des raisons de rapidité par téléphone mais doit être confirmée dans tous les cas par écrit (mail à votre hiérarchique avec le service du personnel en copie et le formulaire de demande de congé rempli).
2 – Feuilles de congés
Pour toute demande de congés (Congés payés, RTT, Absence exceptionnelle, Congés sans solde, congés spéciaux), un formulaire de demande de congé doit être systématiquement rempli par tous les salariés.
Ce document doit être validé et signé par votre hiérarchique avec la date de sa signature. Vous en garderez une copie. Il est ensuite transmis aux services du personnel.
3 – Absence pour maladie
En cas d’absence pour Maladie ou d’accident, le salarié doit faire parvenir impérativement un exemplaire de la feuille d’arrêt Maladie remplie par le médecin dans les 3 jours qui suivent le début de l’arrêt.
4 – Rappel des horaires de la société
Les horaires d’ouverture de la société sont :
– 9 h à 17 h, dont 1 h de pause déjeuner, le lundi, mardi, mercredi et jeudi et vendredi.
Toute retard ou absence sera établi par rapport à cet heure de début d’activité.
Pour utiliser et personnaliser ce modèle de procédure de congés, de retards et d’absence, il vous suffit de faire un « Copier & Coller » du texte de cet article dans votre traitement de texte (Microsoft Word ou Writer d’Open Office).
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