Une procédure de circularisation consiste à vérifier que la comptabilité de la société auditée possède les mêmes écritures comptables en contrepartie chez ses clients et ses fournisseurs. Il s’agit de vérifier également les éventuels litiges en interrogeant les avocats de la société ainsi que les soldes des comptes auprès des banques ou des organismes sociaux. Ainsi, toute anomalie, pourra remettre la sincérité des comptes annuels de la société.
Il s’agit d’un contrôle fondamental, souvent la toute première étape de la vérification des comptes annuels d’une entreprise par le commissaire aux comptes, appelé aussi « auditeur« . Pour les fournisseurs et les clients, le commissaire aux comptes demande généralement dans sa lettre de lui faire parvenir un extrait du grand livre fournisseurs ou du grand livre clients.
Ci-dessous plusieurs modèles de lettres de circularisation à destination des :
- Fournisseurs,
- Clients,
- Avocats,
- Banques.
Nous proposons aussi un modèle de lettre de circulation pour les clients en langue anglaise.
En pratique, le commissaire aux comptes propose des lettres pour circulariser les tiers de son choix. Les courriers sont signés par le représentant légal de l’entreprise, accompagné d’une formule de réponse à destination du cabinet d’audit.
Sommaire
Modèle de lettre de circularisation des fournisseurs
<Sur papier entête de l’entreprise>
<Fournisseur>
<Coordonnées du fournisseur>
<Ville>, le <Date du jour>
N/Réf. : <Référence du dossier>
Clôture <Année de Clôture> – Confirmation de solde
Messieurs,
Notre commissaire aux Comptes, <Nom et adresse du Commissaire aux Comptes>, procède actuellement à l’audit de nos comptes et vous prie de lui adresser directement, soit par voie postale, soit, de préférence, par mail à l’adresse : <Adresse mail de l’auditeur>, sous la référence <Référence dossier>, un relevé détaillé de notre compte dans vos livres, à la date du <Date de clôture>, le montant et l’échéance des effets que nous avons acceptés à votre ordre ainsi que, le cas échéant, les avances sur commandes ou travaux en cours à la même date et le montant des factures correspondant à des livraisons avec clause de réserve de propriété.
Nous tenons à vous préciser que la présente demande a uniquement pour objectif le contrôle de nos comptes dans le cadre de l’accomplissement normal de sa mission par notre commissaire aux comptes.
Nous vous remercions pour votre collaboration et vous prions d’agréer, Messieurs, l’expression de nos sentiments distingués.
<Prénom et nom>,
<Fonction ou mandat social>
<Signature et cachet de l’entreprise>
Modèle de lettre de circularisation des clients
<Sur papier entête de l’entreprise>
<Client>
<Coordonnées du client>
<Ville>, le <Date du jour>
N/Réf. : <Référence du dossier>
Clôture <Année de clôture> – confirmation de solde
Messieurs,
Notre commissaire aux comptes, <Nom et adresse du commissaire aux comptes>, procède actuellement à l’audit de nos comptes et vous prie de bien vouloir lui confirmer la position de vos comptes dans nos livres à la date du <Date de clôture>.
À cette fin, nous vous serions obligés de signer la formule ci-jointe, d’y apposer votre cachet et de la lui faire parvenir directement par la voie postale, ou de préférence par mail à l’adresse : <Adresse mail de l’auditeur>, sous la référence <Référence dossier>.
Nous vous remercions de ne pas prendre en considération les règlements qui seraient intervenus entre la date précisée ci-dessus et la date à laquelle vous recevrez cette demande.
Nous tenons à mentionner que la présente demande a uniquement pour objectif le contrôle de nos comptes dans le cadre de l’accomplissement normal de sa mission par notre commissaire aux comptes.
En vous remerciant par avance de votre réponse, nous vous prions d’agréer, Messieurs, l’expression de nos sentiments distingués.
<Prénom et nom>,
<Fonction ou mandat social>
<Signature et cachet de l’entreprise>
Modèle de formule de réponse pour la circularisation des clients ou des fournisseurs
<Sur papier entête du client ou du fournisseur>
<Cabinet d’audit>
<Coordonnées du cabinet d’audit>
<Ville>, le <Date du jour>
N/Réf. : <Référence du dossier>
Monsieur,
Suite à la demande qui nous a été faite, nous vous confirmons que les informations de la société <Nom de la société> à la date du <Date de clôture> telles qu’elles figurent ci-dessous sont conformes à nos livres :
- Solde dans nos livres en notre faveur : <Montant> €,
- Livraisons non encore facturées : <A compléter> ou inscrire la mention « Néant« ,
- Effets acceptés à notre ordre et non encore échus : <A compléter> ou inscrire la mention « Néant« ,
- Avances sur commandes en cours : <A compléter> ou inscrire la mention « Néant« ,
- Montant des factures incluses dans ces totaux qui correspondent à des livraisons avec clause de réserve de propriété : <A compléter> ou inscrire la mention « Néant«
<Prénom et nom>,
<Fonction ou mandat social>
<Signature et cachet du client ou fournisseur>
Modèle de lettre de circularisation d’une banque
<Sur papier entête de l’entreprise>
<Banque>
<Coordonnées de la banque>
<Ville>, le <Date du jour>
N/Réf. : <Référence du dossier>
Clôture <Année de clôture> – confirmation de soldes
Messieurs,
Notre commissaire aux comptes, <Nom et prénom de l’auditeur suivi de l’adresse>, désire recevoir les renseignements ci-dessous, arrêtés à la date du <Date de clôture> :
1 – Le solde des divers comptes, de dépôt ou autres, ouverts à notre nom dans votre établissement, indiquant les restrictions éventuelles prévues pour leur fonctionnement.
2 – Le montant des intérêts, commissions et frais à cette date qui n’avaient pas encore été pris en considération pour déterminer le solde de ces comptes.
3 – La limite des découverts et les plafonds d’escompte autorisés, la durée de ces concours ou le délai de préavis.
4 – Le nom des personnes habilitées, seules ou conjointement, à signer pour le fonctionnement de ces comptes.
5 – Le détail des prêts et des avances (taux, échéance, montant, etc.) qui auraient pu nous être consentis et qui n’auraient pas été remboursés à la date précitée.
6 – Le détail par bordereau des effets détenus chez vous, et :
- Remis à l’escompte et non échus,
- Remis à l’encaissement.
7 – Le détail de toutes les garanties (nantissement, gage, etc.) que vous pourriez avoir sur nos actifs, en spécifiant les titres, effets, etc., détenus par vous et sujets à ces garanties.
8 – Le détail des cautions et avals qui nous auraient été donnés par une autre personne physique ou morale.
9 – Le détail des titres détenus chez vous, pour notre compte, soit en dépôt libre, soit pour encaissements.
10 – Les coupons remis à l’encaissement et non encore encaissés à la date ci-dessus.
11 – Les cautions que vous auriez données pour notre compte.
12 – Les engagements de notre société au titre d’opérations à terme non dénouées (devises, titres, Matif, etc.).
Nous vous remercions de préciser dans votre réponse la mention « néant » s’il y a lieu.
Nous vous serions obligés d’adresser cette pièce directement à notre Commissaire aux Comptes, par la poste, ou de préférence par mail à l’adresse <Coordonnées de l’auditeur>, sous référence <Référence du dossier> et de nous en faire parvenir une copie à notre adresse.
Veuillez agréer, Messieurs, l’expression de nos sentiments distingués.
<Prénom et nom>,
<Fonction ou mandat social>
<Signature et cachet de l’entreprise>
Modèle de lettre de circularisation d’un avocat
<Sur papier entête de l’entreprise>
<Nom et prénom de l’avocat>
<Adresse du cabinet d’avocat>
<Ville>, le <Date du jour>
N/Réf. : <Référence du dossier>
Clôture <Année de Clôture> – litiges en cours
Maîtres,
Nous vous serions obligés de nous communiquer les informations en votre possession à la date de la présente et concernant :
- les litiges et procès en cours ou éventuels où notre société se trouverait impliquée et si possible les incidences financières éventuelles,
- Les réclamations déposées contre notre société,
- Vos notes d’honoraires et de débours non encore réglées à la date du <Date de clôture>.
Nous vous serions également obligés d’informer notre commissaire aux comptes, <Nom et prénom de l’auditeur>, que vous avez répondu à cette demande <Adresse mail de l’auditeur> ou bien <Coordonnées du cabinet d’audit>.
Veuillez agréer, Maîtres, l’expression de nos sentiments distingués.
<Prénom et nom>,
<Fonction ou mandat social>
<Signature et cachet de l’entreprise>
Modèle de lettre de circularisation d’un client en anglais
<On paper Header of the company>
<Customer>
<Customer address>
<City>, le <Today’s date>
N/Réf. : <Reference >
Closing <Closing year> – Balance confirmation
Dear Sirs,
In connection with the annual audit of our accounts and in applying the national auditing standards of our auditor, <Name and address>, we enclose an answer letter with our balance position as at <Closing date>.
We would like to be precise this request is only addressed to check our accounts in connection with our annual audit.
We would be grateful if you would address the signed answer letter with your agreement and your company stamp or your disagreement with your additional comments – directly via mail or preferably via e-mail at: <Mail address> under reference <Reference>.
We would appreciate it if you would respond to this request by <Date>.
I appreciate your cooperation,
Yours faithfully,
<Name and surname>,
<Function>
<Signature and stamp>
Pour utiliser et personnaliser ces modèles de courriers de circularisation des fournisseurs, clients, avocats et banques, il vous suffit de faire un « Copier-coller » du texte de cet article dans votre traitement de texte (Microsoft Word ou Writer d’OpenOffice).
Bonjour,
j’ai lu avec intérêt vos models de circularisation , et j’ai eu une idée générale de la procédure ainsi que les méthodes de circulaires.
cordialement
Vos modèles
avoir par mail le modèle adapté à l’assurance
Bonjour, pour les compagnies d’assurance ou courtiers, nous proposons d’utiliser le modèle standard fournisseur. Cordialement.
Intéressant et pratique à utiliser. Merci